Foto - Ungt Entreprenørskap
 
 
 

Ungt Entreprenørskap utvikler innovatører

Etter å ha outsourcet regnskap og lønn i flere år besluttet Ungt Entreprenørskap å ta hånd om dette selv. De ville videreføre samarbeidet med Azets og valgte Visma.net ERP som økonomisystem.

Foto - Ungt Entreprenørskap

 

Ungt Entreprenørskap (UE) er en ideell og landsomfattende organisasjon som består av 12 selvstendige fylkesorganisasjoner og UE Norge sentralt. Foreningen jobber sammen med utdanningssystemet, næringslivet og andre aktører, for å utvikle barn og unges kreativitet, skaperglede, innovative tanker og tro på seg selv. 

Beslutningen

UE Norge og de 12 fylkesorganisasjonene hadde tidligere eksterne regnskapsførere. I 2018 besluttet den nasjonale enheten, UE Norge, at de skulle håndtere regnskap og lønn selv. Med tiden ønsker de også å gjøre dette for de fylkesorganisasjonene som ønsket å benytte seg av tilbudet. Ønsket var å kunne oppnå stordriftsfordeler som følge av ressursdeling internt.

Veldig mange av fylkesorganisasjonene har brukt, og bruker, Azets som regnskapsbyrå. En kombinasjon av høy kundetilfredshet og god fremtidsrettet rådgivning gjorde det naturlig å velge Azets som leverandør da UE Norge skulle løftes over på egne systemer, skal vi tro økonomiansvarlig i UE, Stine Trebekk.

Det er trygt og behagelig å ha med noen på laget som kjenner oss godt, og vet hva som er viktig for oss ved implementering av nytt ERP-system. 

Med valget av leverandør i boks startet jakten på et nytt økonomi- og lønnssystem for den nasjonale enheten, og på sikt de 12 fylkesorganisasjonene.

- Jeg leste meg opp på forskjellige programmer som leverer gode regnskaps- og lønnsløsninger og satte dette opp mot våre behov for regnskap, bokføring og oppfølging, sier Trebekk.

Etter å ha rådført seg med Azets var det til slutt to systemer oppe til vurdering. Visma.net ERP trakk til slutt det lengste strået, basert på en helhetsvurdering. Trebekk trekker frem spesielt tre årsaker til valget. 

- For det første ønsket vi et nettbasert og fullstendig papirløst system, tilgjengelig hvor som helst og når som helst. For det andre var det viktig for oss at systemet til enhver tid er oppdatert ihht. gjeldende lover og regler – med fortløpende versjonsoppdateringer og implementering av endrede satser.

For det tredje måtte systemet kunne frigjøre tid ved å la automatikken ta seg av enklere rutineoppgaver og “punchearbeid”. 

Overgangen fra et regnskapssystem til et annet

En overgang fra ett system til et nytt er ingen “walk in the park”. Det kan Trebekk skrive under på.

- Visma.net ERP var såpass nytt og annerledes for oss at det var en del å sette seg inn i. Vi måtte lære oss å jobbe på nye måter, og det er ikke alltid så lett – vi mennesker er jo vanedyr. 

Hun erkjenner at det har vært utfordrende å forholde seg til, og stole på, all automatikken. Det faktum at Visma.net ERP i stor grad “bestemmer” den videre behandlingen av deres handlinger i systemet har vært den største utfordringen.

Denne automatiserte “verdikjeden” skiller seg fra tradisjonell manuell bokføring og det har vært en tidkrevende prosess å lære seg hvordan systemet tenker, hva som skjer i bakgrunnen og hvordan det hele er lagt opp. 

-  Systemet er spesielt på den måten at data som registreres ett sted automatisk “gjenbrukes” flere andre steder i systemet. Det høres forlokkende ut, men det krever tilvenning! Vi har jobbet mye med grunninnstillinger i systemet og det å finne en god struktur og arbeidsmetodikk, tilpasset systemets til tider overivrige hjelpsomhet. 

Som økonomiansvarlig for den nasjonale enheten, og regnskapsfører for stadig flere fylkesorganisasjoner, erkjenner Trebekk at overgangen til tider har krevd mer tid og krefter enn hun hadde sett for seg på forhånd – knapphetsgoder i hennes situasjon. Trebekk understreker imidlertid at Azets har fulgt de opp på en svært god måte.

- Det er gode grunner til at vi valgte Azets til å bistå oss med implementering av Visma.net ERP. De forstår våre utfordringer og behov, og finner raskt tid til å bistå oss. Oppfølgingen er profesjonell og vennlig.

Den nye hverdagen med Visma.net

Med systematisk og målrettet jobbing over tid opplever UE nå at de jobber med systemet, ikke mot systemet. 

- For oss har det vært viktig at automatikken ikke skal ta helt over. På den måten hadde vi fort følt på manglende kontroll. Vi har startet forsiktig med å automatisere noen av prosessene, og på sikt skal mer og mer automatiseres – i vårt tempo. Målet er at systemet skal håndtere alle manuelle rutineoppgaver og at vi skal jobbe mer “controller”-basert, med kvalitetssikring og rapportering, sier Trebekk.

En fornøyd økonomiansvarlig og prosjektleder gir ringvirkninger. Trebekk har styrt prosessen fra sentralt hold på en utmerket måte og i dag – ca. 1 ½ år etter første implementering – er Visma.net ERP allerede implementert hos fem av fylkesorganisasjonene, i tillegg til den nasjonale enheten.

Hun er ikke alene om dette og er glad for at også øvrige ressurser i UE har vært fremoverlente og lærevillige. Dette bærer frukter, og til tross for en krevende overgang er økonomene hos UE nå samstemte i sine tilbakemeldinger.

- Vi har brukt mye tid på å “knekke koden” og utnytte systemet slik det er ment, men det har gitt gevinster. Vi har fått mer innsikt i økonomien og bedre oversikt over våre mange prosjekter. Dette gjør det lettere å rapportere og planlegge, da vi løpende kan ta ut det vi trenger av data og legge opp løpet videre. Og dette kan vi gjøre hvor som helst, når som helst! Så lenge vi har en pc og internett kan vi i utgangspunktet sitte overalt i verden og jobbe – i sanntid. 

Med en sentralisert økonomifunksjon har veien blitt kortere og samarbeidet mer effektivt. De merker allerede nå stordriftsfordeler, og gleder seg over økt kontroll og et mer helhetlig bilde over hele foreningen. Bedriften har fått det de ønsket seg.

- I tillegg er det verdt å nevne brukervennligheten. Noe så enkelt som at systemet gir fortløpende tilbakemeldinger på mine handlinger, i form av en smiley, grønn hake og så videre, bringer frem et smil.

Trebekk ønsker også å trekke frem Vismas egne “hjelp-til-selvhjelp” plattform.

- Dersom vi står fast, eller smileyen og den grønne haken uteblir, gjør vi mye selvstudium i Visma Community. Der ligger det en hel masse brukertips og disse gir oss ofte svar på det vi lurer på. 

De gangene hverken egen kompetanse eller Visma Community strekker til er det trygt med en god samarbeidspartner.

Ekspertene i Azets svarer raskt på spørsmål knyttet til systemet og har hjulpet oss mye underveis med problemløsning i systemet. De er proaktive og hjelper oss å se muligheter vi ikke ser selv. Det har vært en trygghet å ha noen å spørre om vi står fast eller at noe må endres raskt og tiden ikke strekker til.

Fremtiden

Med tiden er tanken at samtlige enheter i UE-familien skal over på Visma.net ERP. Når de er der tør ikke Trebekk å love, men hun har likevel gjort seg noen tanker om tiden fremover.

- Å implementere Visma.net ERP hos de ulike fylkesorganisasjonene, hvor UE Norge skal håndtere regnskap og lønn i sin helhet, krever ressurser. Innen ett år skal vi likevel ha 50 % av fylkesorganisasjonene på Visma.net ERP-plattformen. Om tre år håper jeg og tror at de fleste er i samme system og at vi virkelig kan få alle stordriftsfordelene på alle plan. I tillegg skal vi ha tatt i bruk enda mer automatikk, slik at vi i all hovedsak jobber som “controllere”.

Tempoet på implementering av Visma.net ERP står i hvert fall ikke på samarbeidspartneren.

Azets har fra første stund bidratt til at vi fortløpende får inn de fylkesorganisasjonene vi ønsker, når vi ønsker det. De finner tid til å bistå med implementering av våre nye klienter, selv ved korte frister. Azets er en god samarbeidspartner å ha!

Utfordringer

Ønsket å håndtere regnskap og lønn selv, og trengte et effektivt og fremtidsrettet ERP-system. 

Løsning 

En slik overgang krever en dyktig samarbeidspartner, som forstår kundens behov og utfordringer. Valget falt på Azets, en Visma Certified Partner med svært god kompetanse på Visma.net ERP.

Resultat

  • Full kontroll på eget regnskap - både for den nasjonale enheten, samt flere fylkesorganisasjoner
  • Effektiv, intuitiv og stabil lønnskjøring
  • Et papirløst system som forenkler samhandling og eliminerer feil
  • Systemer som er tilgjengelige hvor, som helst når som helst
  • Systemer som alltid opererer i tråd med gjeldende lover og regler
  • Alltid oppdaterte data
  • Automatisering av manuelle rutineoppgaver
  • Stordriftsfordeler i form av en sentral økonomifunksjon som håndterer regnskap og lønn for flere fylkesorganisasjoner

noen av våre kunder

Kontakt oss - ring  40 10 40 18

Åpningstider: kl. 08:00 - 16:00 mandag-fredag

eller send inn skjema, så tar vi kontakt. 

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.