Azets nettsider bruker informasjonskapsler for å gi deg en bedre brukeroppevelse på våre nettsider. Besøk vår side om personvern og informasjonskapsler for mer informasjon om informasjonskapsler og hvordan du slår dem av.
OK

Medarbeidersamtale

Er medarbeidersamtaler en måte å overvåke ansatte på, eller er den faktisk med på å fremme motivasjonen og prestasjonen? Og hva kan både medarbeider og leder bidra med for å få en mer fruktbar og konstruktiv samtale?

 
 

5+5 tips for en bedre medarbeidersamtale

Over halvparten av norske virksomheter har medarbeidersamtaler. Noen én gang i året, andre oftere. Samtidig viser undersøkelser at samtalene ikke alltid er utviklende på medarbeideren. Tvert imot kan de heller virker begrensende.

Når medarbeidersamtalen ikke fungerer

En som har undersøkt nettopp dette er Christin Thea Wathne, som er forskningsleder ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Hun har tatt doktorgrad i hvordan New Public Management-inspirerte reformer har påvirket de ansatte i politiet, og opplevelsen de har av mening og motivasjon i arbeidet.

Basert på to større spørreundersøkelser hun har gjennomført, er konklusjonen at blant annet mål og resultatstyring gir dårligere arbeidsytelse på medarbeidere, men virker motiverende på ledere.

Ledernytt presenterte nylig en undersøkelse om medarbeidersamtaler som er gjennomført av Infact. Der fortelles det at kun 59 prosent av de spurte har medarbeidersamtaler minst én gang i året. Hele 48 prosent av disse sier at samtalene i liten eller svært liten grad bidrar til forbedring av arbeidssituasjonen.

Tallene lyver ikke. Det er ingen grunn til å tvile på de nedslående resultatene undersøkelsene gir. Men hvorfor er det egentlig slik? Det kan være flere årsaker til at medarbeidersamtalene ikke fungerer. Eksempler på dette kan være:

  • Medarbeidersamtalene har liten forankring i organisasjonen
  • Lav forståelse for hvorfor samtalene skal gjennomføres
  • Manglende innsikt hos ledere
  • Ingen kultur for toveissamtaler
  • Dårlige erfaringer
  • Manglende kapasitet
  • Lederskifter

Dette kan medføre at medarbeidersamtaler, eller Performance Management, ikke bidrar til økt jobbengasjement og forbedrede resultater. Det er derfor med på å gi samtalene et ufortjent dårlig rykte.

Problemet er ikke selve medarbeidersamtalen, men at den i mange tilfeller ikke fungerer så godt som den faktisk kan. Det er fordi den årlige samtalen følger en fast mal eller et ferdig oppsatt skjema. Dermed blir den kun et styringsverktøy for lederen - og ikke utviklende for medarbeideren.

Medarbeidersamtaler handler om muligheter og utvikling

Potensialet for å gjøre medarbeidersamtaler til et motiverende og prestasjonsfremmende styringsverktøy er likevel absolutt til stede. Det både leder og medarbeider ønsker å få ut av samtalene er økt motivasjon, en forventningsavklaring som munner ut i mål og tiltak for å nå de overordnede målene. Samtidig må det legges til rette for at lederen og medarbeideren blir bedre kjent. Dette bidrar til trygghet rundt egen rolle og prioritering, og skaper drivkraften for en god gjennomføring.

Hvordan gjør man så dette i praksis? Først og fremst må man begynne å se etter mulighetene for utvikling, fremfor mulighetene til å krysse av i en sjekkliste.

Rigide strukturer må erstattes av tett lederskap med daglig dialog og kontinuerlig feedback. Dette forutsetter en sunn kultur for løpende oppfølging og regelmessig evaluering. Maler, skjemaer og faste mønstre er unødvendig. Istedenfor handler det om gjensidig og kontinuerlig utvikling. Slik blir dialog og transparens naturlig. Kort sagt: Delegering av mest mulig makt til medarbeidere fører til at de utvikler seg og føler eierskap til jobben sin.

Men den ideelle verdenen som beskrives her, er nok et stykke unna virkeligheten for de fleste av oss. Erfaring tilsier derfor at man bør innføre tydelige strukturer på veien. Disse skal bygge opp under en utviklende feedback-kultur der relasjonene preges av tillit.

En stor grad av tillit mellom lederen og medarbeideren vil nemlig gjøre samtalen bedre. Samtidig kan en godt gjennomført medarbeidersamtale forsterke tilliten ytterligere - tillit er nemlig noe både medarbeider og leder gjør seg fortjent til over tid.

Uansett om du er medarbeider eller leder: Følger du rådene under vil medarbeidersamtalen tilføre bedriften, den enkelte leder og den enkelte medarbeider økt verdi.

5 tips til deg som er medarbeider

  1. Reflekter over målene dine og hva som engasjerer deg i hverdagen. Hva skal til for at du skal få brukt evnene dine fullt ut og glede deg til å gå på jobben? Vurder dette både opp mot nåsituasjonen og de langsiktige karriereplanene du har.

  2. Kjenner du strategiene og målsettingene i bedriften du jobber i? Finn ut hvordan du kan bidra i samsvar med disse.

  3. Gjør en evaluering av kompetansen din. Hva forventes det av deg i jobben din? Hva er styrkene dine, og hvor trenger du påfyll?

  4. Vær godt forberedt på samtalepunktene dere skal gå gjennom. Under medarbeidersamtalen er det du som skal snakke mest - det betyr at dersom du stiller forberedt, er sannsynligheten langt større for at du får frem momentene som er viktig for deg.

  5. Sørg for å etablere en god plattform for oppfølging av utviklingen din. Denne bør inneholde få og konkrete handlinger med frister og ansvar. Dette gir dere en god forventningsavklaring, og får frem hvilke ressurser du behøver for å komme i mål.

5 tips til deg som er leder

  1. Inviter til samtalen i god tid, gjerne en til to uker i forveien. Send samtalepunktene sammen med innkallingen, og be medarbeiderne forberede seg. På denne måten gir du rom for medarbeiderne dine til å tenke gjennom hva de ønsker å snakke om, og hva som er viktig for dem og utviklingen deres.

  2. Finn et skjermet, nøytralt og uforstyrret sted. Hold av nok tid i kalenderen slik at du kan være fleksibel ved behov, og sett av tid til oppsummering i etterkant av samtalen.

  3. Som leder er det du som styrer samtalen, men det er medarbeideren som skal snakke mest. Oppgaven din er å hovedsakelig være en aktiv lytter og stille gode spørsmål, som bør være mest mulig åpne. Lytt og avklar hva dere har blitt enige om før du konkluderer.

  4. Bruk medarbeidersamtalene som et ledd i å skape en støttende feedback-kultur. Lag gjerne en “ros-liste”, og vær konkret på hva du synes er bra. Dersom du klarer å skape en kultur der det er naturlig å gi ros, vil det gi økte resultater. Dette betyr likevel ikke at du skal vente til medarbeidersamtalen med å gi ros - ser du noe du ønsker mer av, gi ros umiddelbart. Noter det ned samtidig, og ta det frem igjen under samtalen.

  5. Positiv forsterkning er fint og flott, men en hverdag der alt går på skinner er utopi. Det er alltid rom for forbedring hos alle, og de fleste ønsker å være aktive deltagere i sin egen utvikling. Medarbeiderne dine fortjener at du er ærlig og åpen. Vær derfor tydelig på hva du forventer, informer dem grundig og ikke unngå å ta opp eventuelle ubehagelige momenter.

Vi trenger flere samtaler - ikke skjemaer

En medarbeidersamtale skal ikke være en ren koseprat. Men den skal heller ikke være en sjekkliste der vi bare krysser av i boksene. Vi trenger ikke flere maler og skjemaer - det vi trenger er jevnlige og hyppige samtaler med mennesker vi ønsker skal utvikle seg, og som selv ønsker utvikling.

Gled deg derfor over muligheten du har til å bidra i selskapets, ditt eget og et annet menneskes utvikling.

Lykke til!

Her får du hjelp til medarbeidersamtaler.  

 

Bli oppringt  

 

eller ring 40 10 40 18 

Åpningstider: 
mandag - fredag kl. 08.00 - 16.00