Derfor bør du lage gode arbeidskontrakter
En arbeidskontrakt er mye mer enn en formalisering av ansettelsesforholdet. Arbeidskontrakten er faktisk et av de viktigste verktøyene du har for å forebygge og håndtere konflikter med en ansatt.
– Gode og riktige arbeidskontrakter er spesielt viktig for å unngå misforståelser og konflikt framover i tid. Kontrakten skal skape et godt og trygt arbeidsforhold med forutsigbarhet for både den ansatte og bedriften.
De vanligste feilene arbeidsgivere gjør, handler ikke bare om selve innholdet i kontrakten, men også om valg av feil type kontrakt. Du kan få deg en ubehagelig overraskelse senere hvis du ikke bruker riktig type arbeidskontrakt.
Alle ansatte, uansett lengden på arbeidsforholdet, skal ha en arbeidskontrakt.
Klikk her for å lese hvordan Azets kan hjelpe deg med arbeidskontrakter
Her følger seks gode råd om hva du bør huske på:
1. Sørg for å dekke minimumskravene
– Først og fremst må du følge minstekravene i loven, og sørge for at alt som må med, er på plass.
Enkelte lager unødvendig trøbbel for seg selv. Hvis arbeidskontrakten ikke oppfyller de juridiske minstekravene, og det blir uenigheter i etterkant, er det som regel arbeidsgiveren det går ut over.
Hvis du ikke har fått med deg alt, vil kontrakten per definisjon være ufullstendig. Dersom det skulle oppstå en konflikt rundt for eksempel krav fra den ansatte, vil nok arbeidsgiver komme dårligst ut av det.
Heldigvis finnes det mange gode maler du kan benytte deg av, så dette er utfordringer du kan unngå.
I tillegg til minstekravene, skal en arbeidskontrakt også si noe om andre vesentlige forhold som er aktuelle for stillingen, som for eksempel taushetsplikt.
– Hvis det er noe som mangler eller har blitt feil i avtalen, så er det lovens minstekrav som gjelder. Det betyr at du må sette deg godt inn i lovverket, og sørge for at det kommer med i kontrakten.
2. Velg riktig type kontrakt
Arbeidsavtalen bør tilpasses bedriften og stillingen, men husk å velge riktig type kontrakt. Det finnes ulike kontraktsmaler for midlertidige ansettelser, tilkallingshjelper, og fast ansatte på heltid eller deltid. I tillegg er innholdet i kontrakter til lederstillinger noe ulikt andre kontrakter.
Mange bruker feil avtaletype, spesielt ved midlertidige ansettelser. Du kan faktisk havne i en situasjon hvor midlertidig ansatte har rett på fast stilling, fordi du har ansatt midlertidig på feil grunnlag og brukt feil type ansettelseskontrakt.
En type kontrakt som kanskje brukes oftere enn den burde, er den som omhandler særdeles uavhengige stillinger.
Hvis det viser seg å i realiteten ikke være grunnlag for dette, så kan du ende med for eksempel å måtte gjøre etterbetalinger på arbeidet overtid.
3. Inkluder krav til den ansatte
Det kan være lurt å inkludere noe informasjon om forventningene man som arbeidsgiver har til den ansatte.
Hvis vedkommende viser seg å ikke levere som forventet, så har du noe konkret å vise til. Noe som var avtalt allerede ved oppstarten av arbeidsforholdet. Naturligvis er det også andre virkemidler man er nødt til å benytte seg av underveis, som oppfølging i prøvetiden, medarbeidersamtaler og tilrettelegging. Men jo mer du har av dokumentasjon om forhåndsavklarte forventninger, jo bedre er det. Feilansettelser kan koste bedriften dyrt, så det gjelder å være tydelig på hva du forventer.
Samtidig vil gode formuleringer av krav og forventninger gjøre det lettere for den ansatte å føle seg trygg på hva de skal levere.
4. Ikke lås deg selv for fremtiden
Du bør passe på at avtalen ikke inneholder for mange detaljer og at du som arbeidsgiver tar forbehold der det er hensiktsmessig. Du har styringsrett innenfor visse områder, og det er viktig å ikke undergrave din egen fleksibilitet for fremtiden. Det kan handle om arbeidsoppgaver, arbeidssted og arbeidstid.
Det er en fordel å formulere kontrakten slik at du har mulighet til å gjøre endringer underveis, og at du tar forbehold og ikke begrenser deg selv der du ikke må. Hvis noe først står i en gjensidig signert kontrakt, kan man ikke gjøre endringer med mindre begge parter er enige om det.
En god måte å løse utfordringene i både punkt 3 og 4 på, kan være å inkludere informasjon som man ikke er pålagt, eller som ikke er ansett som nødvendig å ha med i arbeidskontrakten, i bedriftens personalhåndbok og/eller andre retningslinjer. Da kan man ta inn disse dokumentene som en del av kontrakten. Dette gir deg mer fleksibilitet med tanke på fremtidige endringer i bedriften, samtidig som du sikrer at viktige retningslinjer inkluderes i avtalen.
– Mange setter i kontrakten at personalhåndboken er en del av avtalen. Man kan også inkludere bedriftens arbeidsreglement og andre policyer. Dette er levende dokumenter som kan endre seg underveis.
5. Hold deg oppdatert på regelendringer
Med jevne mellomrom kommer det lovendringer som innebærer endringer i hvordan arbeidskontrakter settes opp. Da gjelder det å sørge for å holde deg oppdatert, slik at du får innarbeidet de nødvendige endringene.
Nylig kom det for eksempel nye regler i forbindelse med midlertidig ansettelse. Nå stilles blant annet krav til at arbeidsgiver må opplyse om hvor lenge du regner med at ansettelsen skal vare, og hvorfor den er midlertidig og ikke fast.
Regelendringen har på den ene siden gjort det lettere å ansette midlertidig, samtidig som det nå stilles sterkere krav til oversikt og kontroll på midlertidige ansettelser i bedriften.
Vær også obs på nye reguleringer av såkalte konkurransebegrensende avtaler (konkurranseforbud). Disse begrenser den ansattes mulighet for å starte egen, konkurrerende virksomhet, eller å begynne å arbeide for en konkurrerende bedrift.
Etter de nye reglene, kan en slik karanteneperiode settes til maksimum 12 måneder, og arbeidsgiver har lønnsplikt for hele perioden. I tillegg stilles det krav til en redegjørelse fra arbeidsgiver.
De nye reglene gjelder for alle avtaler som inkluderer konkurranse-, kunde- eller rekrutteringsklausuler. Dette må du være oppmerksom på ved inngåelse av nye avtaler. I tillegg må du sørge for å gå gjennom alle eksisterende avtaler som har slike klausuler og få dem oppdatert innen 1. januar 2017.
6. Sørg for kvalitetssikring
Er du usikker, eller ønsker gode råd og en kvalitetssjekk, så ta kontakt med ekstern ekspertise på arbeidskontrakter.
Hos oss kan du få maler for arbeidskontrakt for ulike typer stillinger, hjelp med utarbeidelse, tilpasning og kvalitetssikring av arbeidsavtaler, samt sparring rundt aktuelle problemstillinger for akkurat din bedrift.
– Vi kan også hjelpe deg med lønn og HR, skatt, regnskap og juridiske problemstillinger.
Azets fageksperter og advokater er alltid oppdatert på nye regler og lovendringer. Derfor vil du alltid få oppdaterte råd og veiledning i henhold til nytt regelverk.
Klikk her for å lese mer om hvordan Azets kan hjelpe deg med arbeidskontrakter.
