Da Norge stengte ned i mars 2020 ble det bråstopp for alle reiser, inkludert tjenestereiser. Helt frem til nå etter sommeren 2021 har det vært beskjeden reiseaktivitet.
Har pandemien ført til endret reisemønster og ser arbeidsgivere for seg mindre reiseaktivitet i fremtiden? Dette vil variere fra arbeidsgiver til arbeidsgiver, men pandemien har vist oss at møter på en god måte kan gjennomføres digitalt.
En del reiseaktivitet er nok likevel nødvendig. Samfunnet er i stor grad gjenåpnet, økonomien skyter fart, og dette medfører større aktivitet på reisefronten.
Reiseaktiviteten tar seg opp - hvordan var reisereglene igjen?
Når reiseaktiviteten tar seg opp får vi flere spørsmål om reglene for dekning av reiseutgifter fra våre kunder. Det er lenge siden det er skrevet reiseregninger, og mange kan nok streve litt med å fylle dem ut.
Håndtering av reiseutlegg og godtgjørelser
Det kan også virke som om noen arbeidsgivere har blitt usikre på hvordan reiseutlegg og godtgjørelser skal håndteres. Reiseregningene skal godkjennes og attesteres, noe som kan oppleves vanskelig når regelverket kanskje har gått litt i glemmeboken. Og det er ikke så rart, all den tid reisereglene er detaljerte og kompliserte.
Dårlig utfylte reiseregninger kan i verste fall medføre trøbbel dersom virksomheten får kontroll fra skatteetaten.
Her får du en oppdatering på regler for dekning av ansattes reisekostnader. Jeg går ikke inn på de ulike satsene, men omtaler de formelle kravene.
Generelle krav til alle reiseregninger
Krav til innehold for at en reiseregning skal utbetales uten at det skal trekkes skatt og betales arbeidsgiveravgift følger av skattebetalingsforskriften.
Alle reiseregninger må inneholde:
- Navn og adresse på den ansatte
- Dato for avreise og hjemkomst
- Klokkeslett for avreise og hjemkomst
- Ikke et krav ved bilgodtgjørelse alene
- Formålet med reisen/utlegget
- Navn på arrangement
I tillegg krever skattebetalingsreglene utfyllende informasjon avhengig av hva slags utgift som skal dekkes.
Husk at dokumentasjonskravene og legitmasjonskravene må være oppfylt senest når reiseutlegget eller godtgjørelsen utbetales!
Reiseregninger og utleggsrefusjon med få tastetrykk
Reiseutlegg - refusjoner
Når ansatte legger ut for utgifter på reise er hovedregelen at det må leveres bilag som dokumentasjon på utgiftene. Bilaget må være i tråd med bokføringsreglene, dvs. at det må inneholde minst:
- Nummer og dokumentasjonsdato
- Angivelse av partene
- Ytelsens art og omfang
- Tidspunkt og sted for levering av ytelsen
- Vederlag og betalingsforfall
- Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
I tillegg må kravene nevnt i forrige punkt fremgå av bilaget eller av en reiseregning hvor bilaget er lagt ved.
Reiseregning når du har lagt ut for andre
Dersom du har lagt ut for andre må du huske på å oppgi navnet til den du har lagt ut for. Du kan eksempelvis ha betalt en togbillett for deg selv og en kollega.
Har du lagt ut for såkalt bevertning, herunder representasjon, er det et krav at du gir opplysninger om navn på den eller de du har lagt ut for samt hvilket firma de representerer.
Dersom disse opplysningene ikke tas med må det trekkes skatt av utlegget.
Hva med småutgifter på reisen?
Dette er et unntak fra plikten til å levere bilag. Det er ikke alltid det er så enkelt å få bilag på småutgifter, slik som bompasseringer, tunellavgift, piggdekkavgift, parkering, ol.
Dersom det er nødvendige utgifter er det nok at de spesifiseres på reiseregningen, i tillegg til at de generelle opplysningene nevnt over fremkommer.
Hva er en småutgift?
I regelverket er det ikke fastsatt noen konkret grense for hva som er en småutgift, men i praksis er det lagt til grunn at enkeltutgifter på inntil kr 100 kan anses som en småutgift.
Reiser du kollektivt på tjenestereisen?
I utgangspunktet må det leveres bilag på transportutgiftene for å få dem refundert uten skatt. Men dersom du reiser med buss, trikk, tog og lignende er det ikke krav i skattebetalingsreglene at den ansatte leverer bilag. Det er nok at utgiftene spesifiseres på en reiseregning. I tillegg til de generelle kravene over må det angis:
- Type kommunikasjonsmiddel
- Strekning
- Billettpris på strekning
Husk at om bilaget ikke leveres kan det ikke kreves fradrag for merverdiavgift. Av den grunn er det noen arbeidsgivere som krever at bilag på slike utgifter leveres for å få refusjon.
Diettgodtgjørelse
Mange arbeidsgivere velger å dekke mat på tjenestereiser i form av diett i stedet for refusjon av faktiske utlegg. Dette er en mer forutsigbar ordning for arbeidsgivere med tanke på kostnader, men noe mer utfordrende med tanke på dokumentasjon.
Når det betales diettgodtgjørelse er det den ansatte som selv må lage bilaget, og det i form av en reiseregning.
Noen av innholdskravene er nevnt over som generelle krav. Ved utbetaling av diett på dagsreiser er det nok at opplysningene fremkommer av reiseregningen.
På reiser med overnatting må det gis noen flere opplysninger:
- Navn og adresse på overnattingssted eller utleier
- Ved flere overnattingssteder dato for overnattingene
- Type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji, og angivelse av om overnattingsstedet har kokemulighet.
Bilgodtgjørelse
Ansatte som benytter egen bil i arbeidsgivers tjeneste kan få bilgodtgjørelse. Skal bilgodtgjørelsen være skattefri må reiseregningen i tillegg til de generelle kravene inneholde:
- En fremstilling av reiserute med angivelse av lokal kjøring på oppdragsstedet
- Årsak til omkjøringer
- Totalt kjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram
- Navn på passasjer(er) som det kreves passasjertillegg for
Vi ser ofte at reiseruten er dårlig angitt. Med reiserute menes opplysning om adressene på de ulike oppdragsstedene på reisen, samt adressen på utgangspunktet og endepunktet for reisen, f.eks hjemmeadressen. Dette området erfarer vi at blir sett på ved en kontroll fra skatteetaten.
Får vi nye reiseregler fra 2022?
Ved overgangen til nytt år skjer det ofte endringer i både regler og satser, og reiseområdet er intet unntak.
Med ny regjering kommer det også ofte en del endringer i reglene. Vi kan forvente oss at reglene for reiser blir noe endret og etter medias søkelys på utgifter for stortingsrepresentanter og for regjeringen, har området fått mer oppmerksomhet enn på lenge.
Skattesatser
De skattefrie satsene endrer seg stort sett hvert eneste år, og normalt ved årsskiftet. I statsbudsjettet er det også signalisert noen endringer i reglene for fradrag og dekning av pendlerutgifter.
Hva med særavtaler fra 2022?
Særavtalene endres normalt også ved årsskiftet. Noen ganger justeres kun satser, men reglene i særavtalene er også gjenstand for endring omtrent hvert annet år.
Særavtalene i staten er i første rekke laget for de statlige ansatte, men benyttes i stor utstrekning av private arbeidsgivere. Årsaken er at det tradisjonelt har vært skattefritt å motta godtgjørelser etter statens satser. Dette har endret seg de siste årene, og skattereglene har fjernet seg fra særavtalene for de fleste typer av godtgjørelser.
I 2020 ble det signalisert at særavtalene skulle gjennomgå en mer omfattende revidering. Først ble det signalisert virkning fra 1. mars 2021, men arbeidet ble ikke ferdig og revideringen ble utsatt til 1. juli. Partene klarte heller ikke å få ferdig revisjonen innen denne fristen, og særavtalen ble forlenget ut året uten endringer. Vi forventer derfor endringer i reglene og satsene i særavtalene fra 2022.
Bør reisereglene forenkles?
Reglene for arbeidsgivers dekning av utgifter for ansatte på reise er uoversiktlige, kompliserte og detaljerte. Spesielt når arbeidsgiver har avtale om å dekke reiseutgifter som utgiftsgodtgjørelse blir dette særlig fremtredende. Jeg tror spesielt diettreglene oppleves som vanskelige, og her er det nok mange ansatte og arbeidsgivere som gjør feil.
Reglene vi har i dag er veldig detaljerte og kompliserte, og de skaper unødvendig mye arbeid for arbeidsgivere og for ansatte.
I tillegg er man ofte usikker på om det er godt nok dersom skatteetaten kommer “på besøk” for å kontrollere reiseregningene. Konsekvenser av feil kan bli dyrt for arbeidsgivere med etterbetaling av arbeidsgiveravgift med dertil renteberegning og tilleggsavgift.
Det kan også få konsekvenser for ansatte i form av endret skattefastsettelse (selvangivelsen). Et enklere regelverk som er forutsigbart og lett å forstå vil gjøre administreringen av reiseoppgjør mye bedre.
Azets gir deg oversikt over reisereglene
Syns du reiseregler er vanskelig? Vi i Azets hjelper deg gjerne og har lang erfaring med lønn og personaladministrasjon.
Del
