Tid for medarbeidersamtale igjen?

Lønn & HR | 04/09/2020

av Torunn Vandvik Tørstad

 

Assosierer du ordet “medarbeidersamtale” med noe negativt?  Noe du gruer deg til, noe som føles som et pliktløp og at du kaster bort tiden til både deg og din medarbeider? Eller har bedriften din funnet en oppskrift på hvordan medarbeidersamtalene kan bli verdifulle både for dine medarbeidere, for deg og generelt for virksomheten som helhet?  

Medarbeidersamtaler er et viktig verktøy for å øke verdiskapingen i en bedrift. En god oppfølging av medarbeidere fører til økt motivasjon og engasjement, bedre kompetanseutvikling, lavere sykefravær og turnover, samt høyere måloppnåelse.

Dessverre opplever mange ledere og medarbeidere disse samtalene som meningsløse og synes at det er bortkastet tid. I ytterste konsekvens opplever noen medarbeidersamtalene som direkte demotiverende. Hva er årsaken til dette? 

I det følgende innlegget ønsker jeg å bevisstgjøre deg på rammene for å kunne gjennomføre gode strukturerte samtaler og gir deg i tillegg noen konkrete råd for hvordan du kan lykkes med verktøyet - både for din medarbeider og virksomheten din.

Tør å stille krav til dine ansatte! Få en prestasjonskultur

Hensikten med medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtaler er et verktøy for å gi medarbeiderne de beste forutsetningene for å nå sitt fulle potensiale. I tillegg kan du sørge for at innsatsen deres er i forhold til selskapets overordnede strategi og mål.

Du og din medarbeider skal avklare gjensidige forventninger til hverandre. Dialogen skal sikre at oppgaver og kompetanse stemmer overens. På bakgrunn av denne kartleggingen, samt forventningsavklaringer og målsetninger, tilrettelegger du for læring og utvikling til hver enkelt medarbeider.

Er du i et arbeidsmiljø hvor en har lykkes med prosessen og gjennomføringen av medarbeidersamtaler? Da vil følelsen av å bli sett og hørt bidra til økt motivasjon hos medarbeiderne. En åpen og ærlig kommunikasjon styrker tilliten mellom dere og sørger for gode relasjoner. 

Se webinaret "Hvordan gjennomføre en vellykket medarbeidersamtale?"

 

Forutsetninger for gode medarbeidersamtaler

Sørg for at alle forstår formålet med medarbeidersamtalen. 

 

Vær forberedt

Begge parter må få mulighet til å forberede seg godt. Du må sende innkalling til medarbeidersamtalen minimum en uke i forkant, gjerne to. Både du og din medarbeider er ansvarlig for at viktige saker settes på dagsorden. Samtidig er det viktig å understreke at ingen bør utsette ubehagelige tema, slik som for eksempel underprestasjon, avvikende atferd eller konfliktsituasjoner, til disse samtalene. Temaene du tar opp, skal ikke komme som en overraskelse på medarbeideren. 

Er du bevisst på dine kommunikasjonsferdigheter og har kompetanse rundt individuell tilpasset ledelse og motivasjonsfaktorer? Om ikke, så bør du søke råd og veiledning. Vi i Azets HR Advisory hjelper deg gjerne. Husk at du er den profesjonelle parten. Med opparbeidet tillit og gjensidig respekt legger du til rette for en åpen dialog. Det er essensielt at du er en aktiv lytter og lar medarbeideren snakke mest. 

Gjennomfør medarbeidersamtalen til avtalt tid. Forskyving av tidspunkt gjør at medarbeideren opplever å bli nedprioritert. Det er også viktig at du setter av god nok tid til samtalen, minimum en time.

 

Følg opp kontinuerlig

Medarbeidersamtaler vil ikke oppleves som meningsfulle dersom de ikke blir fulgt opp. Det er medarbeiders ansvar at avtalt utvikling skjer, men du må tilrettelegge for dette og følge opp at avtalte tiltak iverksettes. Et kriterie for effektive medarbeidersamtaler er at dette ikke er den eneste dialogen du har med din medarbeider i løpet av året. Flere bedrifter har god erfaring med to til tre formelle samtaler i året med litt ulikt innhold. Min erfaring er at omfanget av samtalene, strukturen og hyppigheten må tilpasses organisasjonen og kulturen. Vi bistår deg gjerne med å finne et verktøy som passer for dere. Det er viktig å huske at man må være tett på også i hverdagen. 

Oppskriften på en vellykket medarbeidersamtale 

 

Gjennomføring av medarbeidersamtaler

Her er mine generelle råd til gjennomføring av medarbeidersamtaler:

  • Hvor?
    • Finn en trygghetsskapende arena - ikke bruk ditt kontor
    • Sørg for at dere får sitte uforstyrret - slå av mobiltelefon
    • Det er fullt mulig å ha en god medarbeidersamtale på telefon eller video, om det er å foretrekke i disse dager
  • Innhold?
    • Fire fokusområder: Trivsel, arbeidsoppgaver, utvikling og tilbakemelding
    • Åpen dialog, med en plan og struktur
    • Må du bruke skjema - tilpass det individuelt
  • Kommunikasjon
    • Lytt aktivt
    • Vær presis og tydelig
    • Gi konstruktive tilbakemeldinger
    • Ikke lov mer enn du kan holde
  •  Sørg for skriftlige tiltak og utviklingsplan

 

Lykkes du med å gjennomføre en åpen samtale basert på tillit, med ønske om forbedring og felles måloppnåelse, vil du oppleve at verktøyet er med å skape resultater, motivasjon og utvikling.

Vi i HR-teamet til Azets har god erfaring med å følge opp medarbeidere. Kontakt oss gjerne for en uformell prat på azets.hr.kunde@azets.com. Vi hjelper deg gjerne!

 

Om Torunn Vandvik Tørstad

Torunn er senior HR-rådgiver i Azets. Hun er en løsningsorientert og analytisk HR-entusiast med lang ledererfaring som personalsjef, en sterk administrativ og relasjonsorientert siviløkonom. Hun har jobbet med det meste innen personaladministrasjon og har lang erfaring med rekruttering, onboarding, medarbeidersamtaler, lederutvikling, organisasjonsutvikling, konflikthåndtering og nedbemanning.