Robotic Process Automation (RPA), fra den spede oppstart til høstingen av dets enorme potensiale, kan virke nokså rett frem. Teknologien er enkel og styres via intuitive grensesnitt. RPA er godt etablert i Azets – veien dit har vært kronglete, men gitt oss verdifull læring. Denne artikkelen kaster lys over åtte viktige «lessons learned» som kan hjelpe din bedrift med å ta RPA-reisen til et mer komfortabelt sted:

  1. Kjør en demo og få aksept
  2. «Go big and go home»
  3. Sats bredt – før du går i dybden
  4. Beskytt bedriftens kunnskap og prosesser
  5. Tydelig ansvarsfordeling
  6. Sentraliser lokal overvåking
  7. Lett litt på styringen
  8. Forbered deg på kunstig intelligens (AI) med robotisering

1. Kjør en demo og få aksept

Etter utallige presentasjoner og workshops kan jeg starte med ett godt råd: demonstrer hvordan RPA fungerer i praksis! Det vil sørge for økt forståelse blant de ansatte og engasjement fra ledere og styret. Det blir ganske fort innviklet å skulle kommunisere ny teknologi og hvordan den kan brukes ute i bedriften, uten konkrete eksempler og demonstrasjoner. Å demonstrere robotisering av en velkjent prosess vil umiddelbart skape nysgjerrige tanker og forslag til flere muligheter, både fra medarbeidere og ledere. Kjør en enkel demonstrasjon og få økt aksept.

2. «Go big and go home»

Å flytte arbeidsmengden fra medarbeidere og over til robotiserte prosesser, betyr raskere prosesser til en brøkdel av kostnadene.

Men hvis du kun ser på automatisering med forretningsøyne, for å jage mest mulig tid spart og betydelig lavere kostnader, kan det faktisk virke mot sin hensikt og skape en negativ effekt.

La meg forklare litt nærmere:

I utgangspunktet vil ansatte ha en uklar forståelse av hvilke prosesser som er egnet for robotisering og hvordan det vil være å jobbe side ved side med robotiserte deler av prosessene de eier. I tillegg er utviklerne av RPA-løsninger avhengig av kunnskapen til medarbeiderne for å kunne skape robuste løsninger, håndtere avvik og sikre at all dataregistrering skjer i et format som bedriften kan håndtere. Å starte med prosessene som har det høyeste avkastningspotensialet, uten å sikre forståelse og kunnskap først, er kanskje en åpenbar felle, men like fullt lett å falle i – for å rettferdiggjøre investeringene.

Ved å bevege seg bort fra fokuset på rask avkastning, planter du i stedet et frø ved å vise hvordan arbeidet i virksomheten kan se ut uten omfattende omorganisering og store utrullingsplaner. Du skaper rett og slett en aha-opplevelse. Når så RPA har modnet i organisasjonen, kan du se nærmere på de konkrete forretningsmulighetene og virkelig utnytte det fulle potensialet i teknologien.

3. Sats bredt – før du går i dybden

Leverandører av RPA-løsninger og andre eksperter på teknologien, oppfordrer kundene til å fokusere mindre på pilotprosjekter og styre vekk fra detaljene, til fordel for å spre små RPA-initiativer i hele organisasjonen. Skap tydelige mål som kan følges opp, og sats kun på det som fungerer.

Kanskje vil 5 av 10 av bedriftens første RPA-initiativer fungerer? Flott! Da har du lært deg masse, i motsetning til ett enkelt «proof of concept» eller en pilot som mislyktes.

Hvor mye har du da lært?

Avstå fra å robotisere hele prosesser med én gang. Konsentrer deg om mindre oppgaver på forskjellige områder for å lære verktøyet og evaluèr hva RPA kan bidra med i din organisasjon. Det kan være at prosessautomatisering ikke passer alle delene av bedriften din, og nettopp derfor kan en mislykket pilot eller «proof of concept» gi et misvisende bilde. Til å begynne med bør du undersøke muligheten for å robotisere repeterende, regelbaserte prosesser med liten grad av variasjon i hvordan oppgavene utføres. Typiske back-end-prosesser som skjemautfylling, registrering av nye kunder i et CRM-system, filoverføring eller -import/-eksport, vil være et godt utgangspunkt.

4. Beskytt bedriftens kunnskap og prosesser

Over tid vil den detaljerte prosesskunnskapen forsvinne med robotisering. Dermed minsker også muligheten for å rette feil. Å sørge for å dokumentere prosessene skikkelig før de robotiseres, kan være en god backup dersom RPA viser seg å bli mislykket eller krever menneskelig inngripen. RPA vil ikke fjerne prosessen på samme måte som en systemintegrasjon, men bare utføre den samme prosessen automatisk i kulissene.

5. Tydelig ansvarsfordeling

RPAs hastighet og sårbare natur krever tydelige ansvarsområder for å håndtere utfordringer og bestemme eierskap. En av de aller største bekymringene kan oppsummeres med et sitat fra RPA-veteranen Nikki North: «Hva skjer hvis RPA mislykkes, og hvem skal bære ansvaret?» (North, N., Nordic RPA and Cognitive Congress, 2017).

Noen selskaper utnevner RPA-eiere, men jeg mener at enhver organisasjon skal bære det kollektive ansvaret for sine egne prosesser.

Det innebærer å ha en plan for hva som skal gjøres når en robotisert prosess ikke fungerer. Bedriftens medarbeidere kjenner sine egne prosesser og er på mange måter kunder av den robotiserte prosessen. Dermed er de best rustet til å håndtere en automatisert prosess som ikke fungerer. Når ledere eller ansatte i tillegg er ansvarlige for robotiseringen av egne prosesser, bidrar de til å minimere ugunstige scenarier når robotisering implementeres uten prosesseiere og bevissthet om ytelse.

Å delegere ansvaret til en automatiseringsansvarlig eller IT-avdelingen, vil antagelig føre til lengre ventetider på feilretting, grunnet utilstrekkelig prosesskunnskap, tilgangsrettigheter eller lengre avstander til kunden. En annen grunn til å gi bedriften ansvaret og eierskapet, er for å forstå hvilken effekt robotiseringen har på prosessene og dermed avgjøre risiko kontra avkastning når nye prosesser skal robotiseres.

6. Sentraliser lokal overvåking

Etterhvert som robotiseringen skaleres opp, kan bedriftsledere justere og omfordele ressursene og dermed høste godene av den tiden som er spart inn. Robotiserte prosesser har visse likhetstrekk med offshoring, ettersom begge handler om å flytte tidkrevende og repeterende oppgaver til en mer kostnadseffektiv aktør. Dersom den enkelte medarbeider får ansvaret for å overvåke de robotiserte prosessene, forsvinner ikke den økonomiske fordelen like lett som den kan gjøre hos en ekstern part.

Nettopp derfor anbefaler jeg å sentralisere ansvaret hos én eller flere av de medarbeiderne som tidligere utførte den samme oppgaven. Det er et steg mot en kostnadseffektiv skalering og rask håndtering, fra en medarbeider med både tilgang og kunnskap.

7. Lett litt på styringen

På alle RPA-konferansene jeg har deltatt på, har ekspertene lagt vekt på hvor viktig det er å komme i gang. Uttalelser som «RPA handler om hurtighet, ellers mister du avkastningen» og «Er vi raske nok?» falt hyppig. Styring er viktig for å kommunisere og ta avgjørelser, men det er viktigst etter de første månedene fra implementeringen, når robotiseringen har fått tid til å modne i organisasjonen. Innledende styrings- og leveringsmodeller bør handle om å komme fra A-Å på raskest mulig måte. For mye styring vil bare forsinke rask og verdifull læring, og dermed kan bedriften miste den potensielle avkastningen.

Få selskaper innlemmer RPA i dagens styringsmodeller for ikke å finne opp hjulet på nytt – og for å holde ledere informert. Men man kan også hevde at robotisering først bør behandles som en egen enhet, for å redusere antall beslutningstakere. Denne endringen vil gi fart, men kommer på bekostning av åpenhet overfor ledere. Iverksett heller sterkere styring når RPA går fra prosjektform og over til daglig drift.

8. Forbered deg på kunstig intelligens (AI) med robotisering

Målet med RPA er å effektivisere repeterende oppgaver i tunge systemer som fremdeles brukes. Men hvem trenger egentlig RPA når kunstig intelligens blir stadig mer utbredt – og robotiserer hele bransjer i fremtiden?

RPA kan ses på som inngangsbilletten til kunstig intelligens.

Du vil få en tilhengerskare internt i organisasjonen og redusere kostnader. Det betyr mer penger til å investere i banebrytende (og dyr) kunstig intelligens senere. RPA og verktøy med kunstig intelligens ventes å utfylle hverandre, med kunstig intelligens som strukturerer data, før den behandles av robotiserte prosesser.

Til slutt et hypotetisk scenario: Et maskinlærings- eller tekstgjenkjenningsverktøy strukturerer leverandørfakturaer i ulike formater til ett format basert på bedriftens regler. Deretter vil RPA-programvaren lese den nå strukturerte informasjonen rett inn i økonomisystemet.

For å kunne benytte seg av dette i fremtiden, er det viktig å få på plass en modulær RPA-plattform for å implementere verktøy som maskinlæring, tekstgjenkjenning og virtuell assistanse i forberedelsene.

Vil du vite mer?

Trenger du en repetisjon på RPA for bedrifter, og de potensielle fordelene for selskapet ditt? Sjekk ut vår lille RPA-guide for bedrifter.

En av våre egne lønnskonsulenter var skeptisk til RPA – men ble fullstendig overbevist. Les hennes historie her.

Les mer om tjenestene våre og ta gjerne kontakt.

 

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Jeg er klar over at jeg kan lese mer om hvordan Azets behandler mine personlige data i Azets’ Privacy statement, og at jeg når som helst kan redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

David Månsson

Om David Månsson

David Månsson works as Nordic Project Manager at Azets. He is currently managing the robotics process automation setup for Azets. Previously, David has worked as a management trainee in Visma, with software development at Ericsson, mobile application development at IBM and in B2B sales. David has a Master of Science in Information Systems from Lund University, Sweden.