Outsourcing – 6 spørsmål og svar om fleksibilitet

Strategi og ledelse

by  Rune Rimmereide Nilsen

september 21, 2017

Outsourcing – 6 spørsmål og svar om fleksibilitet

Strategi og ledelse

by Rune Rimmereide Nilsen

september 21, 2017

Azets er eksperter på outsourcing av regnskap og lønn. Vi får mange spørsmål om fordelene ved nettopp outsourcing. I dette innlegget besvarer jeg sentrale spørsmål om fleksibilitet når behovene endrer seg.

Vi har behov som gjør at vi ikke vil passe inn i en standard regnskaps- eller lønnsleveranse hos et byrå. Hva gjør vi da?

– Det finnes bedrifter som er så unike og komplekse at de ikke egner seg for outsourcing. Men de er sjeldne. I de aller fleste tilfeller er løsningen å finne fellestrekkene i forskjellige økonomiprosesser og sammen finne den beste løsningen å jobbe på. Som regel ligger det et potensiale for å løse en rekke rutineoppgaver mer effektivt. Noen oppgaver som gjøres litt på gammel vane kan kanskje til og med droppes helt etter en grundig gjennomgang. Outsourcing handler først og fremst om å frigjøre tid, slik at du kan jobbe med drift, utvikling og dyrking av det unike ved din virksomhet.

Hva gjør jeg når vi har behov for hjelp som ikke er omfattet av avtalen? 

– Dette er noe vi er vant til å håndtere. Vi lever i en verden i stadig endring, der uforutsette hendelser er regelen, ikke unntaket. Det oppstår ofte spørsmål og problemstillinger om lønn, skatt, regnskap og jus. Som din sparringspartner kan vi hjelpe. Ved denne typen rådgivning vil du kun bli belastet for den ekstra tiden vi bruker for å løse den aktuelle utfordringen. En ny avtale er sjelden nødvendig. Du bør forvente at din leverandør også kan gi verdifull rådgivning innenfor skatt, moms, ansettelser og så videre.

Hvis behovene våre endrer seg, for eksempel ved nedskjæringer eller oppkjøp, hvor fleksibel er da en outsourcet funksjon?

– Behovet for ressurser og kompetanse endrer seg over tid. Nettopp denne fleksibiliteten er hovedgrunnen for mange virksomheters beslutning om å outsource. En økonomifunksjon hos en ekstern samarbeidspartner viser seg her fra sin beste side. I stedet for å måtte si opp personale i nedgangstider eller gå igjennom en dyr rekrutteringsprosess i medgang, skal du hurtig kunne endre omfanget av tjenesten du får levert. Dette er både enkelt og kostnadseffektivt.

Den internasjonale ledergruppen stiller krav til utforming av rapportering og ledelse. Hvor tilpasningsdyktig vil en ekspert på outsourcing kunne være?

– Hvis du har behov for særlig ekspertise i internasjonal rapportering eller konsolidering av flere selskaper i ulike land, bør du sjekke at din potensielle partner på outsourcing har erfaring med dette. En rekke leverandører i bransjen er både erfarne og kompetente  på disse områdene, blant andre Azets, mens andre fokuserer mer på lokalt styrte eller eierstyrte virksomheter.

Vi er en nordisk virksomhet og ønsker felles leverandør for alle land. Går det?

– Noen leverandører har tilstedeværelse i alle nordiske land, noe som er en stor fordel for mange virksomheter. Disse leverandørene gir deg en samarbeidsmodell og en avtale som gjelder for alle de involverte landene. Leveransen vil være lokalt tilpasset når det gjelder for eksempel skatte- og lønnsforhold, men samtidig holdt sammen og koordinert av en sentral organisasjon som ser hele bildet. De beste leverandørene tilbyr en felles portal eller plattform for samarbeid på tvers av landegrensene, slik at ledere og sentrale medarbeidere kan få full oversikt.

 Hva gjør vi dersom vi ønsker å flytte økonomifunksjonen «hjem» igjen?

– Både virksomheten og leverandøren har sannsynligvis lagt mye energi i outsourcingen. Å ta regnskap eller lønn «hjem» igjen, vil ofte by på sine egne utfordringer og kostnader. Et fornuftig første skritt er derfor ofte å se nærmere på hva som ikke fungerer som ønsket, og deretter identifisere konkrete tiltak som kan forbedre samarbeidet. Hvis man ikke finner frem til en god løsning, kan det eneste riktige være å avvikle samarbeidet og overføre arbeidet til virksomheten selv, eller en ny leverandør. Her bør du forvente at leverandøren er smidig og løsningsorientert, sånn at en ny aktør skal kunne ta over prosessene på en god måte.

Har du vurdert å outsource hele eller deler av din regnskaps- og/eller lønnsavdeling?
Det kan være mange grunner til å sette bort økonomifunksjonen: effektivisering, behov for oppdatert kompetanse eller mindre administrasjon til fordel for mer strategi og utvikling, for å nevne noe. Sammen kan vi ta en uforpliktende prat og finne ut av hva som passer best for akkurat din virksomhet.

Finn ut mer og få hjelp til outsourcing av økonomifunksjonen
Regnskap – se hva vi tilbyr
Lønn og HR – se hva vi tilbyr

 

Rune Rimmereide Nilsen

Om Rune Rimmereide Nilsen

Rune er leder for SME i Oslo. Han er en kløpper på tastaturet og skriver om en rekke temaer innenfor regnskap, outsourcing og økonomisk rådgivning.