Når kan man si opp en ansatt?

Mange ledere synes oppsigelser er utfordrende. Det kan være tøft å møte en ansatt som står i fare for å miste jobben sin og det er et stort ansvar å skulle lede en slik prosess og påse at alle formkrav og begrunnelser er på plass.

I Norge er vi lovbeskyttet mot usaklig og dermed ulovlig oppsigelse. Dette er et svært viktig stillingsvern som vi har hatt siden 30-tallet, som sikrer at vi ikke blir sagt opp fordi vi blir gravide, uvenner med lederen eller varsler om kritikkverdige forhold. En usaklig oppsagt ansatt kan kreve å få stillingen sin tilbake, erstatning for det økonomiske tapet samt erstatning for tort og svie. Det vil derfor kunne koste deg dyrt å gjøre feil i en slik prosess. En uryddig oppsigelsesprosess vil også skade arbeidsmiljøet og virksomhetens omdømme.

I denne bloggen får du noen konkrete eksempler og det vises til hva som må til for å kunne gå til saklig opphør av en stilling.

Uansett om oppsigelsen gjelder forhold på deres eller arbeidstakers side er bevisbyrde alltid hos deg som arbeidsgiver!

Den utro ansatte

Arbeidsmiljøloven skiller mellom avskjedigelser og oppsigelser. En avskjedigelse betyr i praksis at den ansatte må gå på dagen og er en mye strengere reaksjon enn en oppsigelse. Avskjed er en opphevelse av ansettelsesavtalen og retten til arbeid og lønn opphører umiddelbart. Kravet for å kunne gå til avskjed er «grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen» og dette skal ifølge rettspraksis tolkes strengt.

Ett konkret eksempel på avskjed er en ansatt som gjør underslag. Her vil det være behov for å fjerne den ansatte fra arbeidsplassen umiddelbart. Om du har en ansatt som stjeler fra kassen, tar med seg varer hjem eller ikke tar seg betalt for tjenestene dere selger har du å gjøre med et underslag. Dette gir deg rett til, i det fleste tilfeller, å opphøre ansettelsesforholdet på dagen. Samtidig er det dessverre en del virksomheter som har sett denne uvanen over tid, uten å ta affære. Om du som leder har oversett slike uregelmessigheter står du svakt hvis du endelig har fått nok og tenker at du skal gi avskjed. Pliktbrudd av denne arten må tas tak i umiddelbart når du oppdager dem. Har du ansatte som direkte eller indirekte håndterer verdier på vegne av bedriften må du også påse at dere har en sikkerhetsinstruks som en del av ansettelsesavtalen. Det kan bli ord mot ord om den ansatte «trodde» at det var greit å ta med nattsafeposen hjem eller gi gratis tjenester eller større rabatter til venner og bekjente.

Mitt tips er å ha tydelige regler og rutiner som de ansatte signerer på. Gi alltid skriftlig advarsel når rutinene brytes og vær tydelig i advarselen på at nye tilfeller vil føre til avskjedigelse.

Gir du muntlige advarsler? De er verdiløse og en praksis du bør avslutte.

Ha mal for advarsler klart og påse at du lagrer den signerte versjonen i den ansattes personalmappe.

Overflødige ansatte

I et arbeidsliv i endring er det dessverre slik at roller blir overflødige, dette er  oppsigelser grunnet arbeidsgivers forhold. Det finnes mange ulike årsaker til en slik situasjon, blant annet:

• Outsourcing av oppgaver eller deler av virksomheten til eksterne leverandører
• Digitalisering og effektivisering som fjerner behovet for visse roller
• Lavere omsetning og etterspørsel som fører til behov for færre ansatte

Om endringen kommer fordi dere velger å outsource oppgavene til andre kan dette faktisk være en virksomhetsoverdragelse. Det er lett å tro at virksomhetsoverdragelse kun gjelder salg av hele eller deler av virksomheten, men dette kan også være tilfellet hvis du vurderer å si opp renholderen din og leie inn vaskebyrå. Er du i en slik situasjon må du så tidlig som mulig sette deg inn i følgene av en virksomhetsoverdragelse.

Effektivisering og bortfall av oppgaver skjer hyppigere enn før og skaper utfordrende situasjoner. I en digitaliserings- eller effektiviseringsprosess bør du umiddelbart starte arbeidet rundt hva som skal skje med de ansatte. Hvem vil bli rammet av dette? Kan det være mulig å gi dem andre oppgaver i virksomheten? Hva må i såfall til av opplæring og ny kunnskap? Skal du gjennomføre gode endringsprosesser er det viktig å være tydelig overfor de ansatte og ha transparents på mulige følger av prosessen. Reelle behov for slike endringer vil som oftest holde som saklig grunnlag for oppsigelser. Det må gjøres et grundig arbeid i å vurdere ulempene for dere som virksomhet ved å beholde noen overtallige, sett i forhold til ulempene for de ansatte. Utvelgelsen av hvilke ansatte som skal sies opp er regulert av en rekke forhold. Det er på ingen måte sikkert at det er den eller de ansatte som er direkte rammet av effektiviseringen som skal sies opp. Det kan være at disse utfra ansiennitet, kvalifikasjoner og sosiale forhold skal beholde sin stilling. En høyesterettsdom i februar 2019 gav Skanska medhold i at ansiennitet ikke er et «hovedkriteria» ved en utvelgelse.  Dommen gir arbeidsgivere større frihet til å fravike ansiennitetsprinsippet, for eksempel til fordel for kvalifikasjon.

Om du må gå til oppsigelse av en eller flere ansatte på grunn av effektivisering eller nedbemanning må du starte med å sette opp utvelgelseskriterier. Det anbefales at du har med deg en representant for de ansatte i dette arbeidet. Om det er nødvendig å si opp minst 10 ansatte har du et tilfelle av masseoppsigelse og her gjelder det helt konkrete regler for informasjon og drøftelse.

Ved situasjoner som nevnt over ser du at det springende punkt ikke er selve begrunnelsen, men hvem som faktisk må miste jobben sin.

En del ledere bruker unnskyldning om effektivisering og tap av roller for å bli kvitt uønskede ansatte. Dette er aldri greit og vil antagelig sette dere i en vanskelig situasjon.

Når den ansatte ikke yter godt nok

Noen ganger er det dessverre slik at en ansatt ikke fungerer godt nok. Er det ansatte du irriterer deg over, som du mener har uakseptabel adferd eller underpresterer? Reglene for oppsigelser i slike tilfeller er selvsagt svært strenge og her må du har god dokumentasjon! Det må gjøres en interesseavveining mellom fordeler og ulemper ved oppsigelse for den ansatte og virksomheten.

Er dette en nyansatt i prøvetid må du følge opp den ansatte og påse at dere har standardiserte rutiner for oppfølging i prøvetiden. Formkravene for en oppsigelse i prøvetid er de samme, men terskelen for saklig oppsigelse er lavere enn ellers. Her vil du kunne gå til oppsigelse hvis du kan vise til mangler i den ansatte tilpasning til arbeid, pålitelighet eller faglig kvalifikasjon.

Er det derimot en ansatt som har arbeidet hos deg over lengre tid er det viktig at du har god dokumentasjon på den ansattes adferd og arbeidsresultat samt dine tilbakemeldinger på dette. Det er ofte slik at når en leder har fått nok og vil gå til oppsigelse så sitter virksomheten med alt for lite dokumentasjon. Det hjelper lite at dere har hatt samtaler og muntlige henstillinger som ikke er dokumentert.

Er du ikke tilfreds med en av dine ansatte? Da må du følge opp vedkommende! Det skjer ingenting om du kun irriterer deg og du kan ikke forvente at ansatte endrer seg hvis de ikke har fått tydelige beskjeder om hva som er forventet av dem. Alle fortjener å få en mulighet til endring, så start med planmessig oppfølging av dine ansatte. De aller fleste virksomheter gjennomfører medarbeidersamtaler, men jeg vil påstå at disse ikke er nok. Jeg tror at du i tillegg til medarbeidersamtalene bør ha ukentlig oppfølging av dine ansatte inntil du ser en varig endring. Å endre adferd, arbeidsrutiner eller aktiviteter som øker arbeidsresultatet krever daglig trening. Et eksempel er en selger som underpresterer. Du kan ha en god medarbeidersamtale der dere blir enige om hva som må forbedres og hvordan dere skal komme dit.  Jeg vil tro at denne selgeren kommer til å ha en liten forbedring en kort periode før dere er tilbake på samme resultat som før samtalen. Tenk om du ber den ansatte om å sette seg ukentlige mål og aktiviteter for å nå disse målene. Dere lager så en avtale om at den ansatte sender deg ukentlig epost med mål, aktiviteter og resultat samt en begrunnelse for hvorfor det gikk som det gikk. Da har du grunnlag for å bygge opp en ansatt til å bli en du er fornøyd med, samtidig som du også sitter med god, jevnlig dokumentasjon i fall du, til tross for tiltakene, ser at den ansatte ikke presterer godt nok.

Det viktigste for å kunne gå til oppsigelse er med andre ord dokumentasjon, i mange tilfeller kreves det god skriftlig dokumentasjon over et år eller mer før du har det nødvendige saklige grunnlaget. Det er nok derfor en god del virksomheter kjøper seg ut av utfordringer ved å inngå kostbare sluttavtaler.

Kort sjekkliste før du går i gang med oppsigelsesprosessen:

• Har jeg saklig grunnlag for oppsigelsen?
• Hvilke dokumentasjon sitter jeg med?
• Hvordan vil en interesseavveining slå ut, hvor store er ulempene for oss kontra den ansatte?
• Må jeg ha utvelgelseskriterier og hvilke skal dette være?

Ved å si opp ansatt som er sykemeldt, gjelder regler ansatt som er sykemeldt, gjelder regler om oppsigelsesvern. Les mer om oppsigelsesvern ved sykefravær her.

Min påstand er at de aller fleste oppsigelsesprosesser som skyldes arbeidstakers forhold kunne vært unngått, med tett oppfølging av den ansatte. Oppsigelser grunnet arbeidsgivers forhold kommer vi ikke unna, men hvordan du håndterer dem vil ha stor betydning for arbeidsmiljøet og innsatsen til de som blir igjen i virksomheten.

Har du en situasjon i din virksomhet som du trenger bistand til eller behov for digitaliserte løsninger for ledere eller ansattoppfølging? Ta kontakt for en uforpliktende samtale.