Midlertidig ansettelse? Her er reglene du bør kunne

Lønn & HR | 16/07/2019

av Elin Heesen

 

** Oppdatert 07.08.2020

Det vil være tider hvor du som arbeidsgiver har et behov for arbeidskraft utenom det vanlige, og må gå til midlertidig ansettelse. Regelverket er satt opp slik at hovedregelen for ansettelse er “fast ansettelse”, og dermed faller “midlertidig ansettelse” under unntaksregelen. Det innebærer at du må sørge for at du kan dokumentere at din virksomhet har grunnlag for midlertidig ansettelse fremfor fast ansettelse.

Dagens situasjon har gitt arbeidsgivere nye utfordringer, og nettopp i denne situasjonen kan det hende at du som arbeidsgiver trenger mer fleksibilitet for å sikre at nettopp din bedrift overlever den tøffe perioden. Midlertidige ansettelser kan hjelpe deg et stykke på vei. samtidig ønsker jeg å gjøre deg oppmerksom på hvilke rammer du må forholde deg til uavhengig av om vi står i en corona-krise eller ikke. 

Hvor lenge kan en midlertidig ansettelse vare?

Lengden på en midlertidig ansettelse varierer etter behovet. Samtidig er det viktig å huske at man ikke kan være midlertidig ansatt til “evig tid”. Har en ansatt vært ansatt på midlertidige avtaler de siste tre eller fire årene vil de anses å være fast ansatt. Grensen på tre år gjelder for vikariater og for avtaler inngått på generelt grunnlag, eller der ansatte har en kombinasjon av midlertidig karakter, vikariat og/eller på generelt grunnlag. Grensen på fire år gjelder bare for arbeid av midlertidig karakter. 

Kan en midlertidig ansatt kreve fast ansettelse? Ja, dersom grensene overskrides kan arbeidstaker kreve dette!

Om det viser seg at det ikke er grunnlag for å ansette på midlertidig grunnlag vil dette også gi rett til fast ansettelse, da avtalen er inngått på ugyldig grunnlag.

Når er midlertidig ansettelse lov?

  1. Når arbeidet er av midlertidig karakter
  2. Ved arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat)
  3. Ved praksisarbeid
  4. For deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med arbeids- og velferdsetaten
  5. For idrettsutøvere, idrettstrenere, dommere og andre ledere innen den organiserte idretten
  6. For en periode på inntil tolv måneder

Her vil jeg ta for meg de unntakene som gjelder midlertidig karakter (bokstav a), vikariat (bokstav b) og på generelt grunnlag (bokstav f), samt komme med en liten sjekkliste for deg som vurderer midlertidige ansettelser

Hva er “arbeid av midlertidig karakter”?

Prosjektbaserte avtaler brukes gjerne for arbeid av midlertidig karakter. Her har man gjerne et tidsbestemt prosjekt hvor man over en gitt periode trenger et visst antall ansatte. Disse ansettes normalt for å ivareta ett eller flere tidsbestemte prosjekter.

Hva er et vikariat?

Et vikariat er per definisjon når en ansatt arbeider i stedet for en eller flere ansatte. Vikariat i forbindelse med foreldrepermisjon er et slikt eksempel, hvor man normalt ansetter en midlertidig vikar for å dekke opp mens opprinnelig ansatt har permisjon. Ferievikarer er også et eksempel, men her skal kanskje vikaren dekke over arbeid innenfor en gitt avdeling, og som derfor ikke direkte er koblet til bare en ansatt som har ferie. 

Midlertidig ansettelse på generelt grunnlag

Midlertidig ansettelse på generelt grunnlag har vært et omdiskutert unntak siden dette ble innført. Tanken bak unntaket er å gi en virksomhet som er usikker på det faktiske bemanningsbehovet mulighet til å se hvordan økt bemanning slår ut på bedriftens produktivitet eller omsetning. 

Unntaket har en gitt kvote som er satt på inntil 15 % av arbeidsstokken din avrundet opp til minimum en ansatt. I tillegg er dette unntaket begrenset til tolv måneders varighet, og det inntrer en tolv måneders karantene dersom arbeidsgiver velger å ikke tilby fast ansettelse etter endt kontrakt.

Noen arbeidsgivere har brent seg på tidligere ansettelser og ytrer tydelig at de av prinsipp ikke ansetter “fast”. Disse bruker gjerne unntaksregelen “på generelt grunnlag” feil.

En midlertidig ansettelse er ikke et virkemiddel for å “prøve ut” om en ansatt fungerer

Når opphører et midlertidig ansettelsesforhold?

Det ligger i avtalen at dette er av midlertidig varighet med en definert start- og sluttdato. Når den avtalte arbeidsperioden er over, vil derfor slike avtaler automatisk opphøre. Merk at arbeidsgiver har en varslingsplikt ved opphør av avtale for arbeidsforhold som har en lengre varighet enn tolv måneder. Her skal arbeidsgiver varsle én måned i forkant av fratredelsesdatoen for nevnte avtale. 

Kan midlertidig ansettelse benyttes for å teste om medarbeideren fungerer?

Mange tenker at en midlertidig ansettelse er et virkemiddel for å unngå å bli sittende med en ansatt som ikke fungerer. Inngår dere midlertidig i slike tilfeller vil det med all sannsynlighet være på et generelt grunnlag. I slike tilfeller trer reglene for kvote og karantenetid inn. Da bør du heller etablere et system som gjør at dere gir tett oppfølging til ansatte i prøvetid. Ved å etablere enkle rutiner for denne oppfølgingen vil du få nyansatte raskt på plass og avslutte eventuelle feilansettelser på en god måte.

Unngå feilansettelser med tett oppfølging i prøvetiden

Oppfølging i prøvetid for fast ansatte kan ofte være løsningen arbeidsgiver trenger for å unngå feilansettelser. Enkle og tydelige rutiner for oppfølging i prøvetid vil gi både den nyansatte og dens leder et tydelige rammeverk i denne viktige tiden. 

Det handler om gode rutiner for oppfølging og evnen til å gi konkret tilbakemelding - som for øvrig bør gå begge veier. Har du en nyansatt som ikke står til forventningene har du som arbeidsgiver gjennom dokumentert og god oppfølging fått nok dokumentasjon til å kunne avslutte arbeidsforholdet på en ordentlig måte.

Les mer: Hvordan fungerer prøvetiden?

Onboarding og offboarding av midlertidig ansatte

Både midlertidig og fast ansatte trenger ekstra oppfølging i starten av arbeidsforholdet. Dette bør struktureres i en onboardingsprosess som alle nyansatte må gjennom. Slik sikrer du at den nyansatte forstår hvordan virksomheten er skrudd sammen og du setter de ansatte i stand til å utføre den jobbe de er ansatt til å gjøre. Oppdaterte sjekklister og et system vil hjelpe deg et godt stykke på vei her.

Onboarding stopper ikke etter en gitt dato og kan gjerne ta opp til et halvt år. Oppfølging i prøvetiden er en viktig del av denne prosessen.

På den andre siden har vi offboardingsprosessen. Her kan bedriften få viktig tilbakemelding fra den ansatte som er på vei ut. Offboarding handler ikke om å kjøpe blomster og takke den som slutter på siste dag, men å ha en ryddig og forutsigbar prosess som ivaretar begge parter i den siste perioden i arbeidsforholdet. Vi anbefaler å ha en offboardingsrutinene som inkluderer en sluttsamtale hvor du som arbeidsgiver kan få tilbakemelding om hva som var bra og hva som var dårlig. Slik informasjon er verdifull ved fremtidig rekruttering, og gir deg nyttig erfaring til senere faste og midlertidige ansettelser. Med gode rutiner for on- og offboarding får du den ansatte inn i sin rolle raskest mulig.

Gratis webinar: Onboarding og oppfølging av en nyansatt i prøvetid

Kan man si opp den ansatte før avtaleperioden er over?

Det kan selvsagt gjøres. Reglene for oppsigelse er da de samme som med øvrige oppsigelser, enten med bakgrunn i arbeidsgiver eller arbeidstakers forhold. Det vil si at det ikke er noen enklere prosess å si opp en midlertidig ansatt før avtalt tid enn for øvrige ansatte. Alle arbeidstakere har krav på samme forutsigbarhet for sitt ansettelsesforhold.

Les mer: Slik gjennomføres en saklig oppsigelse

 

Sjekkliste for midlertidige ansettelser:

  1. Sikre at du har grunnlag for midlertidig ansettelse, og dokumenter dette slik at du kan fremlegge dette om nødvendig
  2. Lag gode arbeidskontrakter hvor grunnlaget for den midlertidige ansettelsen kommer tydelig frem
  3. Følg opp ansatte i prøvetiden til faste tidspunkter som er definert i en onboardingsprosess
  4. Gi tilbakemelding til den ansatte gjennom hele arbeidsforholdet - husk også å be om tilbakemelding. Mange unødvendige misforståelser kan unngås ved å være tett på!
  5. Varsle én måned i forkant av fratredelse ved ansettelser på mer enn tolv måneder
  6. Få på plass gode offboardingsrutiner som ivaretar virksomheten, lederen og den ansatte på en god måte
  7. Hold alltid en sluttsamtale, også ved midlertidige ansettelser

 

Azets kan hjelpe deg!

Ønsker du å få oversikt over hvilke rammer din bedrift må forholde seg til for midlertidige avtaler eller trenger du en gjennomgang av ansettelsesavtalene deres?

Azets har ledende kompetanse innenfor HR, bemanning og rekruttering og står klare til å hjelpe deg. Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat.

Kontakt oss

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Elin Heesen

Elin er seniorrådgiver i Azets Advisory sitt HR-team. Hun arbeider tett på sine kunder både med arbeidsrettslige, personalrelaterte eller arbeidsmiljørelaterte problemstillinger. Hun er en racer på excel, og digger digitalisering. Den siste tiden har hun arbeidet mye med tariffavtaler og interne prosesser i tariffregulerte bedrifter.