Midlertidig ansettelse? Her er reglene du bør kunne

Lønn & HR | 23.08.2022

av Elin Heesen og Kari Langløkken

Fast eller midlertidig ansettelse?

Midlertidig ansettelse kan være nyttig når du som arbeidsgiver har et behov for arbeidskraft utenom det vanlige. Regelverket er samtidig satt opp slik at hovedregelen for ansettelse er fast ansettelse, og dermed faller midlertidig ansettelse under unntaksregelen. Det vil si at du må dokumentere at du har grunnlag for å velge midlertidig ansettelse. Lovverket for midlertidig ansettelse ble innskjerpet 1. Juli 2022, og midlertidige ansettelser på generelt grunnlag er ikke lenger tillatt.

Hvor lenge kan en midlertidig ansettelse vare?

Lengden på en midlertidig ansettelse varierer etter behovet. Samtidig er det viktig å huske at man ikke kan være midlertidig ansatt til evig tid. Har en ansatt vært ansatt på midlertidige avtaler de siste tre eller fire årene vil de anses å være fast ansatt jf. Aml. § 14-9(7). Grensen på tre år gjelder for vikariater, eller der ansatte har en kombinasjon av midlertidig karakter og vikariat. Grensen på fire år gjelder bare for arbeid av midlertidig karakter.

Kan en midlertidig ansatt kreve fast ansettelse? Ja, dersom grensene overskrides kan arbeidstaker kreve dette!

Om det viser seg at det ikke er grunnlag for å ansette på midlertidig grunnlag vil dette også gi rett til fast ansettelse, da avtalen er inngått på ugyldig grunnlag.

Når er midlertidig ansettelse lov?

  1. Når arbeidet er av midlertidig karakter
  2. Ved arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat)
  3. Ved praksisarbeid
  4. For deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med arbeids- og velferdsetaten
  5. For idrettsutøvere, idrettstrenere, dommere og andre ledere innen den organiserte idretten

Lovendring for midlertidige ansettelser 1. Juli 2022

Vi har fram til juli 2022 hatt anledning til å ansette midlertidig på generelt grunnlag i inntil 12 måneder. Slike avtaler har vært omdiskutert, og arbeidsgivere har tidvis brukt denne for å “teste ut” ansatte før en eventuell fast ansettelse. Denne adgangen er nå opphevet og fjernet fra arbeidsmiljøloven § 14-9 andre ledd. Regjeringen skriver: “Formålet med lovendringen er å styrke arbeidstakernes rett til fast ansettelse. Etter 1. juli 2022 vil adgangen til å ansette midlertidig i all hovedsak være begrenset til situasjoner der det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov for arbeidskraft.”

Hva er “arbeid av midlertidig karakter”?

Prosjektbaserte avtaler brukes gjerne for arbeid av midlertidig karakter. Her har man gjerne et tidsbestemt prosjekt hvor man over en gitt periode trenger et visst antall ansatte. Disse ansettes normalt for å ivareta ett eller flere tidsbestemte prosjekter.

Hva er et vikariat?

Et vikariat er per definisjon når en ansatt arbeider i stedet for en eller flere ansatte. Vikariat i forbindelse med foreldrepermisjon er et slikt eksempel, hvor man normalt ansetter en midlertidig vikar for å dekke opp mens opprinnelig ansatt har permisjon. Ferievikar er også et eksempel, men her skal kanskje vikaren dekke over arbeid innenfor en gitt avdeling, og som derfor ikke direkte er koblet til bare en ansatt som har ferie.

Les mer: Ferievikar - dette må du vite

Når opphører et midlertidig ansettelsesforhold?

Det ligger i avtalen at dette er av midlertidig varighet med en definert start- og sluttdato. Når den avtalte arbeidsperioden er over, vil derfor slike avtaler automatisk opphøre. Merk at arbeidsgiver har en varslingsplikt ved opphør av avtale for arbeidsforhold som har en lengre varighet enn tolv måneder. Her skal arbeidsgiver varsle én måned i forkant av fratredelsesdatoen for nevnte avtale.

Kan midlertidig ansettelse benyttes for å teste om medarbeideren fungerer?

Mange tenker at en midlertidig ansettelse er et virkemiddel for å unngå å bli sittende med en ansatt som ikke fungerer. Inngår dere midlertidig i slike tilfeller vil det med all sannsynlighet være på et generelt grunnlag. I slike tilfeller trer reglene for kvote og karantenetid inn. Da bør du heller etablere et system som gjør at dere gir tett oppfølging til ansatte i prøvetid. Ved å etablere enkle rutiner for denne oppfølgingen vil du få nyansatte raskt på plass og avslutte eventuelle feilansettelser på en god måte.

Hva må du som arbeidsgiver gjøre dersom du har ansatte på feil kontrakt?

Har du noen avtaler som er inngått på generelt grunnlag (utgått regel) så må disse oppdateres. Dette innebærer at du som arbeidsgiver på nytt må vurdere om du har grunnlag for å ansette på midlertidig grunnlag eller ikke. I tillegg må ny avtale inngås med ansatt for uten gyldig midlertidig avtale vil ansatt ha rett til fast ansettelse.

Unngå feilansettelser med tett oppfølging i prøvetiden

Oppfølging i prøvetid for fast ansatte kan ofte være løsningen arbeidsgiver trenger for å unngå feilansettelser. Enkle og tydelige rutiner for oppfølging i prøvetid vil gi både den nyansatte og dens leder et tydelige rammeverk i denne viktige tiden.

Det handler om gode rutiner for oppfølging og evnen til å gi konkret tilbakemelding - som for øvrig bør gå begge veier. Har du en nyansatt som ikke står til forventningene har du som arbeidsgiver gjennom dokumentert og god oppfølging fått nok dokumentasjon til å kunne avslutte arbeidsforholdet på en ordentlig måte.

Les mer: Hvordan fungerer prøvetiden?

Onboarding og offboarding av midlertidig ansatte

Både midlertidig og fast ansatte trenger ekstra oppfølging i starten av arbeidsforholdet. Dette bør struktureres i en onboardingsprosess som alle nyansatte må gjennom. Slik sikrer du at den nyansatte forstår hvordan virksomheten er skrudd sammen og du setter de ansatte i stand til å utføre den jobbe de er ansatt til å gjøre. Oppdaterte sjekklister og et system vil hjelpe deg et godt stykke på vei her.

Onboarding stopper ikke etter en gitt dato og kan gjerne ta opp til et halvt år. Oppfølging i prøvetiden er en viktig del av prosessen.

På den andre siden har vi offboardingsprosessen. Her kan bedriften få viktig tilbakemelding fra den ansatte som er på vei ut. Offboarding handler ikke om å kjøpe blomster og takke den som slutter på siste dag, men å ha en ryddig og forutsigbar prosess som ivaretar begge parter i den siste perioden i arbeidsforholdet. Vi anbefaler å ha en offboardingsrutine som inkluderer en sluttsamtale hvor du som arbeidsgiver får tilbakemelding om hva som var bra og hva som var dårlig. Slik informasjon er verdifull ved fremtidig rekruttering, og gir deg nyttig erfaring til senere faste og midlertidige ansettelser. Med gode rutiner for on- og offboarding får du den ansatte inn i sin rolle raskest mulig.

Les mer: Sjekkliste for onboarding av nyansatte

Oppsigelse av midlertidig ansatte

Man kan selvsagt si opp en midlertidig ansatt. Reglene for oppsigelse er da de samme som med øvrige oppsigelser, enten med bakgrunn i arbeidsgiver eller arbeidstakers forhold. Det vil si at det ikke er noen enklere prosess å si opp en midlertidig ansatt før avtalt tid enn for øvrige ansatte. Alle arbeidstakere har krav på samme forutsigbarhet for sitt ansettelsesforhold.

Sjekkliste for midlertidige ansettelser:

  1. Sikre at du har grunnlag for midlertidig ansettelse, og dokumenter dette slik at du kan fremlegge dette om nødvendig
  2. Lag gode arbeidskontrakter hvor grunnlaget for den midlertidige ansettelsen kommer tydelig frem
  3. Følg opp ansatte i prøvetiden til faste tidspunkter som er definert i en onboardingsprosess
  4. Gi tilbakemelding til den ansatte gjennom hele arbeidsforholdet - husk også å be om tilbakemelding. Mange unødvendige misforståelser kan unngås ved å være tett på!
  5. Varsle én måned i forkant av fratredelse ved ansettelser på mer enn tolv måneder
  6. Få på plass gode offboardingsrutiner som ivaretar virksomheten, lederen og den ansatte på en god måte
  7. Hold alltid en sluttsamtale, også ved midlertidige ansettelser

 

FAQ - Ofte stilte spørsmål om midlertidig ansettelse

Hvor lenge kan en midlertidig ansettelse vare?

Lengden på en midlertidig ansettelse varierer etter behovet. Samtidig er det viktig å huske at man ikke kan være midlertidig ansatt til evig tid. Har en ansatt vært ansatt på midlertidige avtaler de siste tre eller fire årene vil de anses å være fast ansatt.

Når er midlertidig ansettelse lov?

Når arbeidet er av midlertidig karakter. Ved arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat). Ved praksisarbeid. For deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med. arbeids- og velferdsetaten. For idrettsutøvere, idrettstrenere, dommere og andre ledere innen. den organiserte idretten.

Hva er “arbeid av midlertidig karakter”?

Prosjektbaserte avtaler brukes gjerne for arbeid av midlertidig karakter. Her har man gjerne et tidsbestemt prosjekt hvor man over en gitt periode trenger et visst antall ansatte. Disse ansettes normalt for å ivareta ett eller flere tidsbestemte prosjekter.

Hva er et vikariat?

Et vikariat er per definisjon når en ansatt arbeider i stedet for en eller flere ansatte. Vikariat i forbindelse med foreldrepermisjon er et slikt eksempel, hvor man normalt ansetter en midlertidig vikar for å dekke opp mens opprinnelig ansatt har permisjon. Ferievikarer er også et eksempel, men her skal kanskje vikaren dekke over arbeid innenfor en gitt avdeling, og som derfor ikke direkte er koblet til bare en ansatt som har ferie.

Når opphører et midlertidig ansettelsesforhold?

Det ligger i avtalen at dette er av midlertidig varighet med en definert start- og sluttdato. Når den avtalte arbeidsperioden er over, vil derfor slike avtaler automatisk opphøre. Merk at arbeidsgiver har en varslingsplikt ved opphør av avtale for arbeidsforhold som har en lengre varighet enn tolv måneder. Her skal arbeidsgiver varsle én måned i forkant av fratredelsesdatoen for nevnte avtale.

Azets kan hjelpe deg!

Ønsker du å få oversikt over hvilke rammer din bedrift må forholde seg til for midlertidige avtaler eller trenger du en gjennomgang av ansettelsesavtalene deres?

Azets har ledende kompetanse innenfor HR, bemanning og rekruttering og står klare til å hjelpe deg. Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat.

Kontakt oss

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Elin Heesen og Kari Langløkken

Elin er seniorrådgiver i Azets Advisory sitt HR-team. Hun arbeider tett på sine kunder både med arbeidsrettslige, personalrelaterte eller arbeidsmiljørelaterte problemstillinger. Hun er en racer på excel, og digger digitalisering. Den siste tiden har hun arbeidet mye med tariffavtaler og interne prosesser i tariffregulerte bedrifter. Kari er utdannet jurist og har arbeidsrett, helserett og trygderett som spesialfelt. Hun har omfattende HR-kompetanse fra komplekse og store offentlige virksomheter - og har lang erfaring som både leder og rådgiver.