Takler lønnssystemet ditt myndighetenes krav?

Lønn & HR | 23/03/2020

av Petter Løken

 

Utfordringene knyttet til Covid-19 setter næringslivet på store prøvelser. 

Azets følger denne situasjonen tett og gir løpende råd og anbefalinger. For å kunne dele våre råd med flest mulig, legger vi også fortløpende ut informasjon på våre nettsider som vi håper kan være til hjelp for så mange som mulig. 

Vi ser at flere av de nye ordningene fra myndighetene også kan skape også utfordringer for lønnssystemer som benyttes av mange små og mellomstore bedrifter. Kanskje du er én av disse?

Hva er galt med gammeldagse lønnssystemer?

Mange av småbedriftenes datasystemer er fortsatt ikke nettbaserte og er lite “endringsvillige”. Det er dårlig nytt i en uforutsigbar tid med stadig nye myndighetskrav som forutsetter at de underliggende datasystemene er så dynamiske som mulig.

En av de største fordelene med nettbaserte lønnssystemer er at nye lovkrav automatisk blir oppdatert i løsningen. Det betyr at du til enhver tid jobber i henhold til gjeldende regelverk. A-melding genereres automatisk og forenkler rapportering til myndighetene. 

Selv om du kan logge deg på lønnssystemet ditt via internett, så betyr ikke det nødvendigvis at selve systemet er “nettbasert”. Det betyr bare at du har internettilgang. Mange lønnssystemer er enten installert på en server lokalt hos bedriften, eller på en server i et datasenter hos bedriftens IT-leverandør. Det betyr at selve systemet ikke er utviklet for internett og at selv mindre endringer kan bety at lønnssystemet trenger tilpasninger og oppgraderinger. Dette er både tidkrevende og kostbart. 

Det siste du ønsker i en svært krevende situasjon for deg og dine medarbeidere er et lønnssystem som ikke henger med i svingene. 

5 fordeler med et nettbasert lønnssystem

Hvis du jobber i en liten eller mellomstor virksomhet, og ikke allerede har et nettbasert lønnssystem, så anbefaler jeg deg på det varmeste å vurdere det. Jeg har allerede nevnt én av fordelene (nye lovkrav som oppdateres automatisk av systemet). Her er 5 andre forhold som kan være spesielt viktig i disse tider:

  1. Oppe og går innen timer, ikke uker eller måneder: Et nettbasert lønnssystem kan være tilgjengelig på noen timer, ikke dager eller uker. For mange mindre og mellomstore bedrifter er det heller ikke behov for at lønnssystemet skal være integrert med resten av IT-løsningen din. Det gjør igangsettingen enda enklere. 
  2. Applikasjonene er fullt og helt utviklet for internett. De utnytter internetts egenskaper hvor alle kan kommunisere med alle. Applikasjonene “lever på nettet” og krever ingen ekstra programvare eller tilpasninger for å fungere over internett. Det blir det samme som å logge seg på Facebook, nettbanken og andre applikasjoner du kjenner fra privatlivet.
  3. Lavere driftskostnader. IT-infrastruktur og IT-drift blir en saga blott. Du trenger ikke server i din bedrift eller hos en ekstern driftsleverandør som drifter lønnssystemet ditt. Disse kostnadene er allerede bakt inn i lisensene og håndteres av leverandøren som har utviklet lønnssystemet. Oppgraderinger og back-up er inkludert. Ingen servere, nettverk, installasjoner, oppgraderinger, backup eller dyre konsulenter.
  4. Applikasjonene leveres som tjenester. Applikasjonene leveres som tjenester. Du leier istedenfor for å eie, fra kapitalinvesteringer (capex) til driftsutgifter (opex). Du slipper forhåndsbetaling og faktureres som regel pr. bruker pr. måned. Du forholder deg til et abonnement som løper til du sier det opp. Antall brukerlisenser i bedriften tilpasses fortløpende, i takt med behov dere har (vekst eller reduksjon). 
  5. Enkle og kostnadseffektive prosesser. Det er mye automatikk som er bakt inn i moderne, nettbaserte lønnssystemer. Dette hjelper deg med tidkrevende lønnsoppgaver, la systemet håndtere mer av dette: Å jakte og etterlyse informasjon, gjøre beregninger og punche data manuelt, det hører fortiden til.

Eksempel på et nettbasert lønnssystem som imøtekommer kravene er Visma.net Payroll.

 

Ifølge det anerkjente analyseselskapet IDC, vil skybaserte IT-tjenester bli så vanlig at vi om få år ikke engang omtaler det som skytjenester. Dette vil bli måten alle IT-leverandører tilbyr sin programvare på, via nettet. Punktum. 

Situasjonen med COVID-19 har for alvor satt søkelyset på nytteverdien med skybaserte løsninger. Nye myndighetskrav forutsetter at bedrifter har dynamiske og tilpasningsdyktige datasystemer som reflekterer disse endringene. Dette berører også alle typer økonomisystemer, hvor en brukervennlig og automatisert lønnshåndtering kanskje er det aller viktigste.

 

Små og mellomstore bedrifter i Norge (SMB)

SMB er hjertet i norsk næringsliv. Nesten alle norske bedrifter er SMB. 

I januar 2020 var det 590.800 virksomheter i Norge, ifølge SSB. Av disse var det bare 3.700 bedrifter som hadde over 100 ansatte. Resten regnes som en del av SMB-sektoren. SMB-bedriftene står for halvparten av verdiskapingen og representerer selve ryggraden i norsk økonomi. 


Gode råd i krisetid

Ønsker du flere gode råd til bedriften din? Ta gjerne kontakt med oss i Azets. Vi kan raskt hjelpe bedriften din. Våre rådgivere sitter klare for å yte rask, effektiv og trygg rådgivning til deg på områder som lønn, HR, regnskap og økonomistyring eller generelt på teknologi og digitalisering

Kontakt oss

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Petter Løken

Petter er ansvarlig for forretningsområdet Business Technology i Azets. Som entreprenør, bedriftsleder og rådgiver brenner han for digitalisering og ledelse.