Takler lønnssystemet ditt myndighetenes krav?

Lønn & HR | 23/03/2020

av Petter Løken

 

Utfordringene knyttet til coronaviruset setter næringslivet på store prøvelser. Lokalsamfunn rundt omkring er delvis eller helt stengt ned og bedriftene sliter tungt. Ansatte sies opp eller permitteres med raske skritt. Konsekvensene både for samfunns- og privatøkonomien er enorme. Myndighetenes økonomiske mottrekk så langt har vært en krisepakke til næringslivet på 100 milliarder kroner. Ordningen, som nylig ble vedtatt i Stortinget, består av lånegarantier og støtteordninger for å sikre arbeidsplasser og holde bedrifter flytende. 

Azets følger denne situasjonen tett og gir løpende råd og anbefalinger. For å kunne dele våre råd med flest mulig, legger vi også fortløpende ut informasjon på våre nettsider som vi håper kan være til hjelp for så mange som mulig. Det gjelder alt fra hvilke plikter og rettigheter arbeidsgiver har i denne nye situasjonen til tips til god kriseledelse og spesielle forhold knyttet til permittering eller nedbemanning 

Vi ser at disse nye ordningene fra myndighetene også kan representere tekniske utfordringer for mange datasystemer. NAV, som nå opplever en eksplosiv økning i permitterte nordmenn som søker dagpenger, har en kompleks og sammensatt IT-portefølje. Den nåværende IT-løsningen støtter opp under dagens regelverk og er ikke tilrettelagt for de endringene Stortingets krisepakker legger til grunn. Nå rapporteres det at NAVs IT-systemer har problemer med å sende ut dagpenger til de som har søkt.

Hva er galt med gammeldagse lønnssystemer?

De nye myndighetskravene skaper også utfordringer for lønnssystemer som benyttes av mange små og mellomstore bedrifter. Kanskje du er én av disse. Mange av småbedriftenes datasystemer er fortsatt ikke nettbaserte og er lite “endringsvillige”. Det er dårlig nytt i en uforutsigbar tid med stadig nye myndighetskrav som forutsetter at de underliggende datasystemene er så dynamiske som mulig.

En av de største fordelene med nettbaserte lønnssystemer er at nye lovkrav automatisk blir oppdatert i løsningen. Det betyr at du til enhver tid jobber i henhold til gjeldende regelverk. A-melding genereres automatisk og forenkler rapportering til myndighetene. 

Selv om du kan logge deg på lønnssystemet ditt via internett, så betyr ikke det nødvendigvis at selve systemet er “nettbasert”. Det betyr bare at du har internettilgang. Mange lønnssystemer er enten installert på en server lokalt hos bedriften, eller på en server i et datasenter hos bedriftens IT-leverandør. Det betyr at selve systemet ikke er utviklet for internett og at selv mindre endringer kan bety at lønnssystemet trenger tilpasninger og oppgraderinger. Dette er både tidkrevende og kostbart. 

Det siste du ønsker i en svært krevende situasjon for deg og dine medarbeidere er et lønnssystem som ikke henger med i svingene. 

I Azets opplever vi nå stor pågang fra kunder og andre virksomheter som har spørsmål om de nye myndighetskravene og om lønnssystemet de benytter er rigget for å håndtere disse endringene. Her er noen eksempler på problemstillinger som går igjen:

  • Innrapportering av permisjon/ permittering fra fraværsregistreringen - A-melding
  • Midlertidig stopp i tvangsmulkt pga. coronaviruset
  • A-meldingen, skal den rapporteres som før?
  • Inntektsmelding. Blir inntektsmelding endret med tilpasset redusert arbeidsgiverperiode med syke-omsorgspenger som er knyttet til koronaviruset
  • "Arbeidsgiveravgiften senkes med 4% i to måneder". I skrivende stund er dette foreløpig forslag fra Stortinget og ikke besluttet som lovendring enda. Vi vet heller ikke hvilke to måneder det gjelder, og hvordan det praksis skal løses. Skal systemene sende reduksjonen eller skal Skatteetaten redusere selv etter innrapportering? 
  • Endring / reduksjon av arbeidsgiverperioden. Lovendringen er ikke besluttet enda at arbeidsgiverperioden blir endret. Altinn har heller ikke tilrettelagt det enda for at systemet kan sende kortere arbeidsgiverperiode enn 12-16 dager.
  • Permittering. Hvilken dag skal registreres som "Perm. fra dato" / Første dag i fraværsregistreringen? Skal det sendes inntektsmelding ved permittering? 

Høres dette kjent ut? 

5 fordeler med et nettbasert lønnssystem

Hvis du jobber i en liten eller mellomstor virksomhet, og ikke allerede har et nettbasert lønnssystem, så anbefaler jeg deg på det varmeste å vurdere det. Jeg har allerede nevnt én av fordelene (nye lovkrav som oppdateres automatisk av systemet). Her er 5 andre forhold som kan være spesielt viktig i disse tider:

  1. Oppe og går innen timer, ikke uker eller måneder: Et nettbasert lønnssystem kan være tilgjengelig på noen timer, ikke dager eller uker. For mange mindre og mellomstore bedrifter er det heller ikke behov for at lønnssystemet skal være integrert med resten av IT-løsningen din. Det gjør igangsettingen enda enklere. 
  2. Applikasjonene er fullt og helt utviklet for internett. De utnytter internetts egenskaper hvor alle kan kommunisere med alle. Applikasjonene “lever på nettet” og krever ingen ekstra programvare eller tilpasninger for å fungere over internett. Det blir det samme som å logge seg på Facebook, nettbanken og andre applikasjoner du kjenner fra privatlivet.
  3. Lavere driftskostnader. IT-infrastruktur og IT-drift blir en saga blott. Du trenger ikke server i din bedrift eller hos en ekstern driftsleverandør som drifter lønnssystemet ditt. Disse kostnadene er allerede bakt inn i lisensene og håndteres av leverandøren som har utviklet lønnssystemet. Oppgraderinger og back-up er inkludert. Ingen servere, nettverk, installasjoner, oppgraderinger, backup eller dyre konsulenter.
  4. Applikasjonene leveres som tjenester. Applikasjonene leveres som tjenester. Du leier istedenfor for å eie, fra kapitalinvesteringer (capex) til driftsutgifter (opex). Du slipper forhåndsbetaling og faktureres som regel pr. bruker pr. måned. Du forholder deg til et abonnement som løper til du sier det opp. Antall brukerlisenser i bedriften tilpasses fortløpende, i takt med behov dere har (vekst eller reduksjon). 
  5. Enkle og kostnadseffektive prosesser. Det er mye automatikk som er bakt inn i moderne, nettbaserte lønnssystemer. Dette hjelper deg med tidkrevende lønnsoppgaver, la systemet håndtere mer av dette: Å jakte og etterlyse informasjon, gjøre beregninger og punche data manuelt, det hører fortiden til.

 

Ifølge det anerkjente analyseselskapet IDC, vil skybaserte IT-tjenester bli så vanlig at vi om få år ikke engang omtaler det som skytjenester. Dette vil bli måten alle IT-leverandører tilbyr sin programvare på, via nettet. Punktum. 

Situasjonen med COVID-19 har for alvor satt søkelyset på nytteverdien med skybaserte løsninger. Nye myndighetskrav forutsetter at bedrifter har dynamiske og tilpasningsdyktige datasystemer som reflekterer disse endringene. Dette berører også alle typer økonomisystemer, hvor en brukervennlig og automatisert lønnshåndtering kanskje er det aller viktigste.

 

Små og mellomstore bedrifter i Norge (SMB)

SMB er hjertet i norsk næringsliv. Nesten alle norske bedrifter er SMB. 

I januar 2020 var det 590.800 virksomheter i Norge, ifølge SSB. Av disse var det bare 3.700 bedrifter som hadde over 100 ansatte. Resten regnes som en del av SMB-sektoren. SMB-bedriftene står for halvparten av verdiskapingen og representerer selve ryggraden i norsk økonomi. 


Gode råd i krisetid

Ønsker du flere gode råd til bedriften din? Ta gjerne kontakt med oss i Azets. Vi kan raskt hjelpe bedriften din nå som krisen står på som verst. Våre rådgivere sitter klare for å yte rask, effektiv og trygg rådgivning til deg. Lønn, HR, regnskap og økonomistyring eller teknologi og digitalisering – på kritiske områder som regnskap og økonomistyring, lønn og HR og teknologi og digitalisering. 

Kontakt oss

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. 

Jeg er klar over at jeg kan lese mer om hvordan Azets behandler mine personlige data her. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Petter Løken

Petter er ansvarlig for forretningsområdet Business Technology i Azets. Som entreprenør, bedriftsleder og rådgiver brenner han for digitalisering og ledelse.