Nå bør du legge en plan for ferieavviklingen

Lønn & HR | 28/04/2020

av Tormod Johansen

 

Medforfatter: Eline Danbolt og Siri Øyen Brekke

Våren er tiden for ferieplanlegging og selv om det er unormale tider for mange arbeidsgivere, er det likevel viktig å sørge for at ansatte får avviklet ferie. Mange virksomheter har dessverre sett seg nødt til å permittere ansatte som følge av koronakrisen og for disse virksomhetene kan manglende ferieplanlegging bli spesielt problematisk. Hvilket handlingsrom har arbeidsgiver for fastsetting av ferie og hva gjør man med ferie når arbeidstakerne er permittert?


Hvor mye ferie har vi?

I henhold til ferieloven har vi 4 uker og 1 dag med ferie. De ansatte som fyller 60 år i løpet av ferieåret har 5 uker og 1 dag ferie, altså 1 uke ekstra ferie.

Svært mange bedrifter har innført ekstra ferie etter avtale, noe som betyr at man har 4 dager mer ferie enn hva ferieloven sier. Denne ekstra ferien er ikke regulert av ferielovens bestemmelser, men av avtalen mellom arbeidsgiver og den ansatte.


Regler for fastsetting av ferie

Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at alle ansatte avvikler ferie hvert år og står som hovedregel fritt til å fastsette ferien til de ansatte. Ansatte har imidlertid rett til 3 uker sammenhengende ferie i det vi kaller hovedferieperioden, fra 1. juni til 30. september.

Selv om arbeidsgiver er ansvarlig for ferieavvikling i løpet av året, gir ferieloven likevel noe spillerom i forhold til uttak av ferie. Man kan ved skriftlig avtale å overføre 2 uker ferie til neste år og ekstra avtalefestet ferie kan komme i tillegg til de 2 ukene. Er ansatte ute i permisjon eller for eksempel syk store deler av året og ikke har anledning til å ta ut ferie, skal likevel ferie som er til gode ved årets slutt overføres til neste år. Det er ikke tillatt å «slette» feriedager og/eller utbetale feriedager som står igjen ved årets slutt.


Hva med ferie under permittering?

Ferieloven har ingen spesielle regler for ferieavvikling og feriepengeutbetaling under permittering og det er derfor de alminnelige reglene i ferieloven som gjelder. Det er ikke noe i veien for å avvikle ferie i perioder hvor ansatte er permittert. Faktisk er det slik at ferieloven pålegger at ferien skal avvikles i løpet av ferieåret, og det er ikke noe unntak ved permitteringer. Det vil dessuten for mange arbeidsgivere være en fordel om ferie avvikles under permittering, for å unngå driftsproblemer som følge av at ansatte går ut i ferie når permitteringen er avsluttet.

I tilfeller der ferie allerede er avtalt før permitteringsperioden startet, skal ferien etter ferieloven avvikles som planlagt. Dette også dersom private ferieplaner må avlyses som følge av reiserestriksjoner, og verken arbeidstaker eller arbeidsgiver kan derfor kreve at ferien endres. Men, det er ikke noe i veien for at arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om at ferien endres som følge av at arbeidstaker blir permittert.

Det er også verdt å merke seg at arbeidstaker ikke kan reise utenlands under permittering, ettersom retten til dagpenger krever at man oppholder seg i Norge. Planlegger man utenlandsreiser er det derfor en forutsetning at man tar ut ferie og ikke benytter seg av permitteringsperioden til dette.

 

Feriepenger under permittering

Når ferie avvikles under permittering, skal det utbetales feriepenger til den ansatte. Samtidig må den ansatte melde fra om ferien til NAV, slik at dagpengeutbetalingen stoppes.

Mange arbeidsgivere utbetaler feriepengene i juni, og trekker de ansatte i lønn for feriedagene. Se også nedenfor. I og med at permitterte ansatte mottar dagpenger fra NAV er det ikke anledning til å gjennomføre et slikt lønnstrekk om den ansatte er permittert i for eksempel juni. Azets anbefaler derfor ikke å utbetale alle feriepengene til ansatte med mindre det samtidig avvikles full ferie.


Kan feriepenger betales på forskudd når ansatte er permittert?

Vi har fått flere spørsmål fra arbeidsgivere som ønsker å betale feriepenger på forskudd for å hjelpe ansatte nå i tider med permittering. I henhold til ferieloven skal feriepengene betales når ansatte avvikler ferie og i perioder med permittering er det ikke noe unntak fra dette.

Ansatte som ikke ønsker å ta ut full ferie

En del arbeidsgivere kan oppleve at noen ansatte ikke ønsker ferie i løpet av sommeren, eller i løpet av året for den saks skyld. Vi har møtt flere arbeidsgivere med ansatte som har enten opparbeidet seg en stor feriesaldo eller hvor man har utbetalt feriedager fordi «den ansatte ikke ønsker ferie». Som leder vil man jo forsøke å møte de ansattes behov og ønsker, og da kan det være særlig fristende å unngå lovbestemmelsene rundt ferie.
Du skal som arbeidsgiver være klar over at ferielovens formål er at ansatte skal avvikle all ferie i løpet av ferieåret. Med unntak av avtalefestet ekstraferie, er det ikke anledning til å stryke feriedager og utbetale feriepengene, men som tidligere nevnt er det mulig å avtale at 2 uker overføres til neste ferieår.


Unntak

I noen tilfeller har ansatte rett til å motsette seg ferie, for eksempel ved manglende opptjening av feriepenger. Det betyr likevel ikke at den ansatte ikke har rett på full ferie hvis han eller hun ønsker det.

Nyansatte som har hatt tidligere arbeidsgiver har normalt opptjent feriepenger, og kan ikke motsette seg å ta ut ferie. Det er den ansattes ansvar å sørge for at feriepengene fra tidligere arbeidsgiver “spares” til ferien. At ansatte har «brukt opp» feriepengene sine er ikke grunnlag for å motsette seg ferieavvikling.


Ikke betalt ferie i Norge

Vi får mange henvendelser fra ledere som opplever utfordringer når det kommer til spørsmål fra de ansatte rundt ferieavvikling og utbetaling av feriepenger. Utfordringene er ofte knyttet til ansatte som mottar lønn på timebasis.

De fleste arbeidsgivere utbetaler alle feriepengene i juni, til tross for at ferieloven sier at «Feriepenger som er opptjent hos arbeidsgiver det foregående opptjeningsår, utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien. Arbeidstaker kan likevel kreve at feriepengene utbetales senest 1 uke før ferien tar til.».

Utbetaling av feriepenger i juni er normalt ingen utfordring for ansatte med fastlønn, fordi man i slike tilfeller trekker den ansatte samtidig i lønn for feriedagene man har i løpet av året. Når fastlønnede da tar ut ferie vil man motta lønn som normalt, siden man allerede er trukket for ferien. Ingen har rett på betalt ferie, det er feriepengene som skal dekke tapt inntekt under ferieavvikling.


Feriepenger for ansatte som er timelønnede

For timelønnede vil feriepengeavregning ofte oppleves annerledes.

Det er ikke uvanlig at arbeidsgivere også for timelønnede betaler alle feriepengene i juni. I juni mottar da den ansatte både timelønnen for mai (om de har etterskuddsbetaling) samt feriepengene. Når de avvikler ferie skrives ikke timer, og de får lite lønn måneden etter ferieavviklingen. En slik ordning er ikke i tråd med ferielovens bestemmelser, og anbefales ikke. Vår anbefaling er derfor å følge ferieloven og betale feriepengene når ferien skal avvikles, som nevnt i forrige punkt.

Mange arbeidsgivere opplever at timelønnede motsetter seg ferie og argumenterer med at de «ikke har råd til ferie». Vær klar over at dette ikke er situasjoner hvor ansatte kan motsette seg ferie. Det er derfor viktig at du innfører rutiner som sikrer at timelønnede tar ut årets ferie.

Gode rutiner for ferieplanlegging

Mange utfordringer rundt ferieavvikling kan begrenses ved å ha gode rutiner for fastsettelse og oppfølging av ferie. Det kan skape stor ulempe for arbeidsgiver og deg som leder når ansatte har mye ferie til gode. Hva gjør dere neste år hvis alle de ansatte på en avdeling overfører 2 uker og 4 dager (den 5. ferieuken) hver? Klarer dere å håndtere at de ansatte har 5 uker + 2 uker og 4 dager overført ferie i 2021?


Start ferieplanleggingen tidlig

Nå nærmer det seg raskt sommer og mange er allerede godt i gang med ferieplanleggingen. Mange ansatte ønsker å planlegge ferie og sommerkabalen må snart avklares. Samtidig opplever flere at ferieplanleggingen kan være en utfordring for mange arbeidsgivere.

Hvis du ikke allerede har startet dialogen med de ansatte om ferie, anbefaler vi å gjøre det nå. Legg en plan for ferieavvikling og sørg for at ansatte forstår viktigheten av ferie. Du kan også unngå konflikter og uro blant de ansatte ved å ha gode rutiner og oppfølging av ferieavviklingen. Det skaper sjelden glede hos en ansatt hvis han eller hun blir tvunget til å ta ut restferie etter pålegg av leder. Arbeidstaker har både plikt og rett til å ta ut ferie, og du som leder må tilrettelegge og sørge for at dine ansatte og din arbeidsplass følger ferielovens bestemmelser.


Har du spørsmål?

Azets kan selvsagt bistå hvis du har spørsmål til ferieavvikling, feriepenger eller trenger bistand til endring av deres rutiner.

Om Tormod Johansen

Tormod er ekspert på lønns- og skattespørsmål i Azets' kurs- og kompetanseavdeling. Han er en erfaren og anerkjent kursholder – kjent som et fyrverkeri på scenen.