Hvordan håndterer du konflikter på arbeidsplassen?

Lønn & HR | 01/10/2020

av Marie Rosenvinge Lien

 

Ingen liker konflikter - det tapper deg for energi, setter en stopper for gode relasjoner og godt samarbeid. Langvarige konflikter kan sette dype spor og være direkte ødeleggende for din virksomhet. Men visste du at utfallet av en konflikt avhenger av om den kan sees på som en trussel eller en mulighet? Konflikter på arbeidsplassen kan faktisk også være en kilde til vekst, og dermed både være utviklende og bra for virksomheten din. Jeg vil påstå at uten konflikt vil du hverken oppleve utvikling eller forbedring.

Statistikk viser at arbeidskonflikter ikke er uvanlig og at bare i Skandinavia opplever 10 prosent å være i en konflikt på jobben. Uoverensstemmelser og konflikter er dermed faktisk vanlig på alle arbeidsplasser. 

Hva gjør du i en situasjon hvor en medarbeider gjentagende snakker nedlatende til en annen kollega på grunn av en uenighet? Venter du på at situasjonen skal gå over av seg selv? Eller tar du tak? Det er heller ikke uvanlig at du som leder kan være en del av konflikten - hva gjør du dersom du i forbindelse med sykefraværsoppfølging oppdager at sykefraværet er arbeidsrelatert og den ansatte forteller at det skyldes deg som leder? Hvordan vil du håndtere en slik situasjon?

Ved å bli trygg på å lede i konfliktsituasjoner vil du også bli flinkere til å forutse og avverge potensielle konflikter i fremtiden. I dette innlegget vil jeg gi deg en kort innføring i vanlige konflikter på norske arbeidsplasser og noen råd til hvordan du som leder kan håndtere dem.

 

Uenighet eller konflikt?

Det er ikke uvanlig at kollegaer er uenige med hverandre. Hvor problematisk dette er avhenger blant annet av hvor raskt situasjonen blir løst. Når en uenighet skifter vinkling fra sak til person øker faren for at konflikten eskalerer. Det er her du som leder må komme på banen og kan gjøre en vesentlig forskjell. 

En konflikt kan kort forklart være en motsetning mellom to eller flere ansattes behov, ønsker eller verdier. Det kan være en generell uenighet hvor en eller flere personer blir følelsesmessig involvert. “En konflikt blir derfor definert som en tilstand hvor to eller flere motstridende ønsker, impulser eller motiver er tilstede samtidig”.

De fleste konflikter på arbeidsplassen pleier å kategoriseres i fire typer konflikter:

  • Metodekonflikter: Handler ofte om mål, midler, prosedyrer og metoder
  • Ressurskonflikter: Handler ofte om fordeling av ressurser, plass, midler, tid, personale
  • Verdikonflikter: Handler ofte om personlige holdninger og verdier, faggrupper, aldersforskjeller
  • Personlige konflikter: Handler ofte om identitet, selvfølelse, tillitsbrudd, avvisning, kjemi, lojalitet, makt

En konflikt trenger ikke være plassert under kun en kategori, men kan også være en kombinasjon av disse. En konflikt er heller ikke nødvendigvis i den kategorien man først antar, men kan bunne ned i andre årsaker når du dykker ned i saken.

Det er vanlig å dele inn konflikter etter trafikklysmetaforen. Det vil si å kategorisere konflikten til grønt, gult eller rødt nivå. Hvilken tilnærming som bør velges vil avhenge av hvor på skalaen konflikten befinner seg. Et rødt nivå innebærer såpass alvorlige forhold for arbeidsmiljøet at en riktig og god saksbehandling er påkrevd. En konflikt på et lavest mulig nivå er enklere å reversere enn en som har eskalert. 

Bli med på webinar og lær mer om hvordan du håndterer konflikter

 

Må håndteres tidlig

Konflikter går sjeldent over av seg selv. Som leder har du en avgjørende rolle i håndteringen av konflikter - med arbeidsgiverrollen følger også en plikt til å undersøke om det foreligger informasjon om at arbeidsmiljøet ikke er tilfredsstillende. 

Jo tidligere du kommer i posisjon for å håndtere konflikten, desto bedre forutsetninger vil du ha for å løse den. Du må kjenne til hvordan du kan håndtere typiske vanlige konflikter på en god måte og unngå at den eskalerer ut av kontroll. 

Konflikthåndtering handler ikke om å peke en finger på hvem som er syndebukken eller hvem som er offer, men om å gjenopprette god kommunikasjon og gjensidig respekt. Det er viktig å bli enige om et felles mål og legge en plan for hva hver enkelt kan gjøre for å komme dit.

 

Hvordan bør du håndtere en konfliktsituasjon?

Du finner ikke én fasit på hvordan du kan løse alle ulike typer konflikter. Det er heller ikke bare en bestemt tilnærming som funker. Noen konflikter kan faktisk heller ikke løses, men resultatet bør likevel være en løsning som alle kan leve med. Forskjellig type konflikter krever derfor forskjellig håndtering. Våre rådgivere har god erfaring med håndtering av konflikter og kan være med å kartlegge situasjonen hos deg for å bidra med løsningsforslag. Ta kontakt med oss på  azets.hr.kunde@azets.com for en uforpliktende prat.

 

Skap gode rammer og kultur  

Det er viktig at du og virksomheten din har et fokus på å skape og vedlikeholde en kultur hvor dere tar opp saker det er uenighet om. En såkalt åpenhetskultur hvor dere lytter til hverandres synspunkter med gjensidig respekt, skaper sunne diskusjoner i plenum og på denne måten forsøker å unngå destruktive konflikter. Det er viktig at du som leder setter klare forventninger til de ansattes holdninger og skaper arenaer for medvirkning, hvor dere sammen setter felles spilleregler for hvordan dere håndterer uenigheter og snakker sammen i din virksomhet.

Gode rutiner for håndtering av konflikter er vel så viktig som å ha fokus på konstruktive holdninger. Prosedyren bør si noe om følgende:

  • Hvordan melde en sak og til hvem
  • Hvem som er ansvarlig for håndteringen (bør ikke være en involvert part)
  • Rolleavklaringer og ansvarsforhold (verneombud, tillitsvalgt etc.)
  • Støttefunksjoner (bedriftshelsetjeneste, ekstern rådgiver)
  • Krav til skriftlighet og dokumentering
  • Alternative fremgangsmåter og løsningsmetoder
    • Kartlegging av faktiske forhold
    • Oppfølging og tiltak

En slik prosedyre bør utarbeides av de ansatte og ledelsen i felleskap og bør beskrives i virksomhetens personalhåndbok eller arbeidsreglement.

 

Konfliktrelatert sykefravær

Pågående konflikter på arbeidsplassen kan være en stor påkjenning, både for de involverte parter, andre kollegaer, men også deg som leder. Dette forsterker også viktigheten av å ta tak i situasjonene så raskt som mulig, og at du driver tett oppfølging, også ved sykefravær.

I Norge kan faktisk 25 prosent av alle sykemeldinger relateres til en arbeidskonflikt. Å bli sykemeldt når du er en del av eller opplever en konflikt på jobben er ikke uvanlig, men det er ingen selvfølge at den ansatte da vil ha rett på sykepenger. Det er ikke arbeidskonflikten i seg selv som skal være årsak til sykemeldingen, det er den ansattes medisinske og helsemessige situasjon. NAV avgjør retten til sykepenger og kan stanse utbetaling dersom det er mistanker om at den sykemeldte faktisk ikke er syk. Her må du som leder være på banen, og foreslå andre løsninger eller tilrettelegging, ved å drive tett og god oppfølging.

Les også mer om retten til sykepenger og råd til hvordan du kan redusere sykefraværet

 

Mine råd til deg som leder:

Du som leder kan dessverre ikke  hindre at det oppstår uenigheter mellom dine ansatte på arbeidsplassen. Litt uenigheter er ufarlig, skaper engasjement og kan bidra til gode faglige diskusjoner og forbedringer i måten vi jobber på. Din jobb som leder er å vite hvor grensen går, og når du skal og bør ha en vesentlig rolle i situasjonen.

Husk:

  • Start arbeidet i fredstid, med gode arenaer for meningsutveksling
  • Skap trygge relasjoner og ikke minst bli kjent med dine ansatte - da er det lettere å komme til deg som leder om det butter imot
  • Ta tak! Det er ditt ansvar som leder å hjelpe til med å finne en løsning
  • Kom tidlig i posisjon og vær obs ved pågående uenigheter som kan eskalere
  • Skap gode rammer og kultur for håndtering av konflikter
  • Lag gode rutiner for håndtering
  • Søk bistand dersom du er usikker og før saken eskalerer

Bli med på webinar om konflikthåndtering

Azets kan hjelpe deg

I Azets HR Advisory er vi flere rådgivere med god kompetanse på, og erfaring med konflikthåndtering. Vi bistår deg gjerne som en objektiv rådgiver og kommer med løsningsforslag. Ved å kartlegge konflikten kan vi også bistå med å løse situasjonen på en mest mulig effektiv og god måte gjennom våre metoder og verktøy. Våre rådgivere fører gjerne samtaler med de involverte parter og holder kommunikasjonen med rådgivere eller representanter fra fagforbund.

Ta gjerne kontakt med oss på azets.hr.kunde@azets.com for en uforpliktende prat.

Om Marie Rosenvinge Lien

Marie er senior HR-rådgiver i Azets. Hun har teoretisk HR-bakgrunn og lang erfaring med operativt HR-arbeid og rådgivning. Marie jobber blant annet med å kvalitetssikre kundens personaladministrative rutiner, operativt personalarbeid, rådgivning i personalsaker, arbeidsrett, ledertrening mm.