Hjemmekontor: Hva er reglene?

For veldig mange har hjemmekontor blitt den nye «normale» hverdagen. Jeg tror også arbeidet på hjemmekontor i løpet av pandemien har vært en «vekker» for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Spesielt når de oppdager at denne måten å jobbe på faktisk fungerer bra for mange, og at man er vel så effektiv på hjemmekontoret som på arbeidsgivers kontor. 

Flere arbeidsgivere gir også uttrykk for at de ser for seg mer hjemmekontor og en utvidet fleksibilitet for ansatte i framtiden. 

Når omfanget av hjemmekontor blir stort vil det ofte oppstå behov for en bedre tilpasset arbeidssituasjon hjemme hos de ansatte.

Samtidig utløser dette andre problemstillinger enn om arbeidet bare utføres på arbeidsgivers kontor: 

• Kan det dekkes utstyr til hjemmekontoret og hva med de skattemessige konsekvensene? 
• Kan man få betalt for lokalene som brukes til kontor?
• Må det være en avtale om hjemmekontor?

Det får du vite mer om i dette blogginnlegget. 

Hvilke utgifter kan arbeidsgiver dekke ved hjemmekontor? 

Det er ikke uvanlig at arbeidsgiver dekker utstyr til bruk på hjemmekontoret. Dette kan være skrivepult, stol, datautstyr, ol. Dette kan arbeidsgiver dekke skattefritt undergitt visse forutsetninger. 

I tillegg bruker ofte ansatte et eget rom til hjemmekontoret. Det er også mulig å få dekket utgifter til selve «lokalet» som brukes som hjemmekontor. 

Hjemmekontoret – lokalene 

Når en ansatt bruker deler av sin bolig til kontor er det ikke uvanlig at arbeidsgiver dekker utgifter som faller på dette kontoret. Dette kan gjøres på flere måter, godtgjørelse eller leie ut deler av boligen til arbeidsgiver. 

Godtgjørelse til dekning av hjemmekontor 

For at det skal kunne gis en skattefri godtgjørelse til hjemmekontor må det være et eget rom i den ansattes hjem som kun brukes av arbeidstaker til hjemmekontor. 

Bruker den ansatte et kombinert rom som for eksempel stue eller et soverom til hjemmekontor, kan ikke dette behandles etter reglene for hjemmekontor.

Har den ansatte et slikt eget rom er det flere måter å beregne godtgjørelse på. Dette avhenger blant annet av om den ansatte eier boligen selv eller bor i en leiebolig. 

Gis det en slik godtgjørelse må dette opplyses om i a-meldingen. 

Godtgjørelse til hjemmekontor i fritakslignet bolig 

Det kan gis en godtgjørelse med et standardbeløp på kr 1.850 pr år. Dette beløpet skal ikke avkortes selv om den ansatte har hatt hjemmekontor bare deler av året. 

Alternativt kan den ansatte summere opp faktiske kostnader som faller på hjemmekontoret og betale det i stedet. Utgifter som også gjelder øvrige deler av huset, som for eksempel vask må eventuelt fordeles. Dette kan være et aktuelt alternativ dersom dette overstiger kr 1.850 pr år. 

NB!
Det kan ikke beregnes noe godtgjørelse for egen vask av hjemmekontoret. 

I begge tilfeller må det lages en utgiftsoppgave som angir at det er et eget rom som brukes til hjemmekontoret, samt en spesifisering av hva som kreves. Oppgaven må signeres.

Godtgjørelse dersom boligen leies 

Benyttes et eget rom til hjemmekontor i en leid bolig kan det gis en godtgjørelse tilsvarende faktisk påløpte kostnader knyttet til hjemmekontoret. Dette gjelder andel av kostnader til husleie, strøm, vask mv.

Utleie av lokaler til arbeidsgiver 

Vi ser ofte at arbeidsgiver og arbeidstakere inngår avtale om leie av kontorlokaler hos arbeidstakeren. Leiebeløpet som avtales er ofte mye høyere enn det som kan gis i godtgjørelse. 

Fordelen med en slik ordning er at om dette er et reellt leieforhold, så er kan leieinntekten være skattefri i sin helhet for den ansatte. Leiebeløpet skal heller ikke rapporteres i a-meldingen. 

Det kan være aktuelt å inngå slik leieavtaler, men for at en slik leie skal være skattefri må det være arbeidsgivers behov for kontor på nettopp dette stedet som er avgjørende. Det betyr at arbeidsgiver må overta full bruksrett til lokalene. Om det kun er den ansatte som eier boligen som benytter dette kontorlokalet, har skatteetaten i flere saker underkjent slike leieavtaler. 

Det er flere vurderingsmomenter som må hensyntas i slike tilfeller. Jeg går ikke mer inn på det i dette innlegget. Har du behov for råd om dette ta gjerne kontakt med Azets. 

Hva slags utstyr til hjemmekontoret kan dekkes? 

Arbeidsgiver kan dekke nødvendig utstyr den ansatte har behov for på hjemmekontoret. Dette kan dekkes på flere måter; 

• Utlån fra arbeidsgiver
• Ansatt får utstyret arbeidsgiver har kjøpt 
• Arbeidstager kjøper utstyret og får dette refundert fra arbeidsgiveren 

Skattedirektoretat avga en uttalelse den 18. 11.20 om de skattemessige forholdene når arbeidsgiver dekker utstyr til hjemmekontoret. 

Utlån av kontorutstyr – utplassering hos den ansatte 

Arbeidsgiver kan låne ut utstyr til hjemmekontor skattefritt til den ansatte, under forutsetning av at hovedformålet med utlånet er til bruk i arbeidet. 

Ved utlån av skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset til telefon mv. legger skatteetaten til grunn at hovedformålet normalt er til bruk i arbeidet, og dermed skattefritt. 

Det må i noen sammenhenger likevel trekkes en grense, der hvor utstyret benyttes både i jobb og privat. For eksempel der det lånes ut en stol eller skjerm som også er spesielt egnet til gaming eller underholdning. 

Datatutstyr har egne regler og kan skattefritt lånes ut når utplasseringen er begrunnet i bruk i arbeidet. Dette gjelder også om datautstyret brukes privat. 

Arbeidsgiver gir kontorutstyret til den ansatte - arbeidstaker blir eier av dette 

Tidligere har oppfatningen vært at den ansatte måtte skattlegges for utstyret dersom vedkommende får det av sin arbeidsgiver. 

I uttalelsen fra 18.11.20 skriver likevel Skattedirektoratet at den ansatte kan få utstyret av arbeidsgiver dersom hovedformålet med anskaffelsen er til bruk i arbeidet på hjemmekontoret. 

Arbeidsgiver må derfor vurdere om hovedformålet er å bruke utstyret i jobben. I denne vurderingen må det legges vekt på noen forhold, jf uttalelsen: 

• Prisen på utstyret
• Egnetheten for privat bruk
• Utstyrets beskaffenhet, for eksempel hvor vanlig det er å ha denne typen utstyr i private husholdninger eller om det er utstyr som typisk er arbeidsrelatert
• Antatt varighet og intensitet på bruk av utstyret i jobbsammenheng fremover
• Grunnen til at arbeidsgiver velger å overdra eiendomsretten til utstyret fremfor å låne det bort

Hva om den ansatte kjøper kontorutstyret og får dette refundert av arbeidsgiver? 

Skattedirektoratet skriver i uttalelsen at arbeidstager også kan kjøpe utstyret og få dette refundert av arbeidsgiver, uten at det medfører noen skatteplikt. 

Den avgjørende vurderingen i denne sammenheng er også hva slags utstyr dette gjelder, samt hva som er hovedformålet med anskaffelsen.  

Husk at det i så fall må leveres bilag til arbeidsgiver, og det er her veldig viktig at det er en god formålsbeskrivelse på bilaget eller eventuelt reiseregningen/utleggsskjemaet. 

Nødvendige naturalytelser som følge av koronapandemien 

Skattedirektoratet kom med en uttalelse 31. mars 2020 om skattefritak for enkelte nødvendige naturalytelser som følge av koronasituasjonen, blant annet knyttet til arbeid på hjemmekontor. 

Dette gjelder blant annet for dekning av mobiltelefon og bredbånd dersom dette er nødvendig og midlertidig på grunn av arbeid ved hjemmekontor under pandemien. Dette gjelder ikke for de som til vanlig har avtale om slik dekning. 

Les mer: Hva er reglene for naturalytelser?

Må man ha en skriftlig avtale om hjemmekontor? 

Ansatte som har fast avtale om hjemmekontor skal ha en avtale med arbeidsgiver om dette. Denne avtalen skal være skriftlig. 

Dette følger av «Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem». I henhold til denne forskriften skal det inngås en skriftlig avtale om hjemmekontor som omhandler blant annet: 

• omfanget av hjemmearbeidet
• arbeidstid for hjemmearbeidet
• eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver
• dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet
• eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv.
• eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen
• eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
• eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.

Denne forskriften gjelder bare der hvor hjemmekontor er en fast ordning. Kortvarig eller midlertidig arbeid på hjemmekontoret krever ikke en slik avtale. 

Koronasituasjonen har av mange arbeidsgivere vært ansett som en slikt midlertidig ordning, og dermed lagt til grunn at dette ikke krever en slik avtale. 

Arbeids- og sosialdepartementet har i notat antydet at lange hjemmekontorperioder under koronapandemien omfattes av «hjemmekontorforskriften». De mener derfor at de ansatte dette berører skulle hatt en skriftlig avtale om hjemmekontor. 

Arbeidsgivere må selv vurdere om ansatte er i en midlertidig hjemmekontorsituasjon hvor det ikke kreves avtale, eller om dette er av en så fast karakter at det må lages en avtale. 

Mer om hjemmekontoret:

• Slik jobber du trygt og effektivt fra hjemmekontoret
• Kunsten å være tett på når alle er på hjemmekontor
• Hvordan gjennomføre effektive digitale møter?
• Digital ledelse: Hvordan lede digitalt?