Hvordan tilrettelegge for den gode samtalen på jobb?

Lønn & HR | 31.05.2022

av Elin Heesen

Har du noen gang tenkt på handlingsrommet som finnes i en samtale? Er du klar over hvilke muligheter du har og at din evne til å inkludere og skape dialog og forståelse for andres perspektiver, er avgjørende for en god samtale?

En samtale kan bygge opp og bryte ned. Den kan rippe opp i gammel gørr og gjøre en misforståelse om til en konflikt, som er potensielt skadelig for relasjonen og virksomheten. Men den kan også bli drivkraften til å skape endring. Samtalen kan være reflekterende og oppklarende, og gi partene en dypere forståelse for hverandres synspunkter. Og gjennom forståelse skapes grunnlaget for den gode samtalen, både i arbeidslivet og ellers.

En god samtale kjennetegnes ved at begge parter har låst opp og åpnet døren på vid gap. Dersom den ene parten lukker eller i verste fall låser døren er grunnlaget for den gode samtalen borte. Da nytter det ikke om den andre parten sitter med døren på vid gap.

Hva kjennetegner en god samtale?

Gode samtaler bygger på relasjoner

Grunnlaget for en god samtale handler om relasjonen og arbeidet som er gjort i forkant av samtalen. Har du noen gang tenkt over at det at du hjelper dine kollegaer når de spør om noe, eller det at du hilser på alle når du kommer om morgenen, faktisk kan være en fordel for deg i samtaler? Det at du gir av din tid og oppmerksomhet til kollegaer viser at du ønsker å bygge relasjoner. Og relasjoner skaper grunnlaget for gode samtaler. Vi tør å åpne oss mer til en person som viser at de bryr seg.

Ærlige samtaler bygger tillit

Ærlighet oppleves gjerne som noe skummelt av mange ledere. En leder opplever mange situasjoner hvor en må stå for andres beslutninger. Vi snakker gjerne om lojalitet til ledelsens beslutninger. Noen ganger er det viktig å belyse at flere forhold er vurdert og kjempet for, før en beslutning tas. Som ledere må vi tørre å være ærlige om egne meninger men samtidig vise forståelse og lojalitet for at andre beslutninger tas.

Ærlighet handler også om å si det som må sies. Å ikke pakke inn et problem i kompliserte setninger som skjuler problemet. En stor utfordring i denne sammenheng er at vår egen holdning kan skinne igjennom. I det du viser en fordømmende holdning mister budskapet sin kraft, og samtalen låses.

Gode samtaler bærer preg av respekt for hverandre

Har du noen gang tenkt «at bare alle tenkte som meg… da ville verden vært mye enklere»? Heldigvis lever vi i en verden hvor mennesker er forskjellige! Vi tenker, tror, mener, sier og gjør forskjellige ting. Å vise respekt handler om å være åpen for andres meninger og perspektiver, og å være nysgjerrig med et åpent sinn, uten forutinntatte holdninger og fordommer.

Respekt handler også om kultur. Visste du at respekt kommer til uttrykk på forskjellige måter i ulike kulturer? Kjennskap til hovedtrekkene i andres kulturer kan gjøre det enklere å vise respekt på en måte som anerkjennes. Kanskje bør din virksomhet investere i lederopplæring på dette feltet, slik at deres ledere blir bedre rustet i møte med det nye flerkulturelle arbeidsmarkedet vi har i dag.

Slik får du mest ut av medarbeidersamtalen

Gode samtaler innbyr til nye samtaler

Samtaler som holdes skal følges opp av nye samtaler. Det er ingenting som bryter ned en god samtale mer enn at den ikke følges opp. En fin måte å sikre dette er å sette nytt tidspunkt for neste samtale før dere avslutter. Med et tydelig tidsperspektiv viser dere forpliktelse til det dere har snakket om og avtalt.

Vær bevisst dine egne holdninger

Vi har alle et eget verdensbilde. Vår visjon på hva som er rett og galt er bygd gjennom et levd liv, vår familie, venner, skoler vi har gått på og arbeidsplasser vi har hatt og har, har påvirket dette. Våre holdninger viser vi daglig og noen viser det tydelig ved å stå på barrikader med mål om å påvirke andre rundt dem.

Jeg har ofte undret meg over hvordan to parter som står steilt imot hverandre, likevel evner å samarbeide og samles om en sak. Og det er først nå jeg begynner å forstå at det handler om evnen til å legge til side det som skiller oss og samles om det som forener oss.

Når vi bygger grunnlaget for en god samtale må vi legge til side egen forutinntatthet og virkelig lytte aktivt til den andre. Vi er alle likeverdige mennesker: enten behandler vi hverandre likeverdig eller så diskriminerer vi. Så enkelt og samtidig så vanskelig.

Gode samtaler kan også være vanskelige samtaler

Noen ganger vet du at samtalen blir tung. Kanskje er det et vanskelig tema eller situasjon som må tas opp. Flere rundt meg og meg selv inkludert har hatt samtaler som er vanskelige, utmattende og potensielt ødeleggende for videre samarbeid. Så hvordan får man en tung samtale til å bli en god samtale?

Når tunge eller vanskelige ting tas opp i en samtale, vil relasjonen du har bygget i forkant være en stor faktor. Har dere opparbeidet et grunnlag av respekt og tillit til hverandre, har slike samtaler større sjanse for å bli gode samtaler. Er relasjonen ikke god nok blir det desto viktigere å opptre profesjonelt gjennom hele samtalen.

Skal du ta opp personlige forhold er det viktig å sette seg inn i den andres ståsted før samtalen finner sted. Hva tror du at den andre tenker om situasjonen? Hvordan ville du, dersom dette gjaldt deg, ønsket at det ble sagt? Kanskje er den andre veldig klar over situasjonen og skammer seg over at en ikke klarer å løse det selv. Det at du evner å sette deg inn i og se saken fra den andres ståsted kan være forløsende for en god samtale.

Husk å holde deg til fakta! Synsing bryter ned og ødelegger grunnlaget for en god samtale.

Hva teller i krevende samtaler med ansatte?

5 tips til den gode samtalen

  • Still åpne spørsmål
  • Gjenfortell det du har hørt til den som forteller - har du forstått?
  • Vær nysgjerrig
  • Beregn god tid slik at samtalen ikke bærer preg av hastverk
  • Sett deg inn den andres ståsted og perspektiver

Hvordan bli en god samtalepartner?

Vi i HR-teamet i Azets har lang erfaring med å bygge relasjoner på arbeidsplassen, og å følge opp medarbeidere. Kontakt oss gjerne for en uformell prat! Vi vet hva som skal til for å få på plass de gode samtalene. 

Kontakt oss

Ja, Azets kan håndtere min forespørsel. Jeg aksepterer at Azets mottar og lagrer mine kontaktopplysninger i overenstemmelse med Azets Privacy Statement

Ja, jeg vil at Azets sender meg innsikt, informasjon om tjenester og invitasjoner til arrangementer. Jeg kan når som helst redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Om Elin Heesen

Elin er seniorrådgiver i Azets Advisory sitt HR-team. Hun arbeider tett på sine kunder både med arbeidsrettslige, personalrelaterte eller arbeidsmiljørelaterte problemstillinger. Hun er en racer på excel, og digger digitalisering. Den siste tiden har hun arbeidet mye med tariffavtaler og interne prosesser i tariffregulerte bedrifter.