Beregning av sykepenger - slik gjøres det
Sykepenger skal kompensere for inntektsbortfallet en ansatt har når den blir syk. Hva den ansatte skal ha i sykepenger er regulert i folketrygdloven, og baserer seg på den ansattes historiske inntekt. Det er altså ikke slik at den ansatte får sykepenger ut fra det som skulle vært utbetalt om vedkommende hadde vært frisk. Når det gjelder historisk inntekt er det som hovedregel innrapporteringen i a-meldingene som legges til grunn.
Nedenfor får du en oversikt over hvordan sykepengegrunnlaget skal beregnes og hvilke inntekter som inngår i sykepengegrunnlaget.
Opptjeningstid for rett til til sykepenger fra arbeidsgiver
For at arbeidsgiver er forpliktet til å utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden er det en forutsetning at arbeidsforholdet har vart minst 4 uker (opptjeningstid).
Beregningsperiode - hovedregelen
Som nevnt skal grunnlaget for sykepenger baseres på historisk inntekt, det fremgår av folketrygdloven § 8-28:
|
“§ 8-28.Sykepengegrunnlaget i arbeidsgiverperioden Den aktuelle månedsinntekten skal beregnes etter den gjennomsnittlige arbeidsinntekten som arbeidstakeren har hatt i arbeidsforholdet og som rapporteres til a-ordningen etter reglene i a-opplysningsloven i en nærmere bestemt periode før han eller hun ble arbeidsufør (beregningsperioden). Beregningsperioden fastsettes slik: a. De tre siste kalendermånedene før arbeidstakeren ble arbeidsufør legges til grunn. |
Det er altså inntekten som er rapportert i a-meldingene de 3 siste månedene før sykefraværet som etter hovedregelen danner grunnlag for beregning av sykepenger.
Gjennomsnittet av inntekten disse 3 månedene er det beregnede sykepengegrunnlaget. Dette skal gi et representativt bilde av den ansattes inntekt før arbeidsuførheten inntraff.
Eksempel ansatt med fast inntekt
Ansatt blir syk 15. juni. Beregningsperioden for sykepenger blir i dette tilfellet mars, april og mai.
| Mars | April | Mai | Sykepengegrunnlag (gjennomsnitt) |
| kr 30.000 | kr 30.000 | kr 30.000 | kr 30.000 |
Sykepengegrunnlaget i dette tilfellet er kr 30.000.
Eksempel ansatt med varierende inntekt
Ansatt blir syk 15. juni. Beregningsperioden for sykepenger blir i dette tilfellet mars, april og mai.
| Mars | April | Mai | Sykepengegrunnlag (gjennomsnitt) |
| kr 32.000 | kr 31.000 | kr 36.000 | (kr 32.000 + kr 31.000 + kr 36.000)/3 = kr 33.000 |
Sykepengegrunnlaget i dette tilfellet er kr 33.000.
Dagsats - timelønnede med skiftende arbeidsperioder
Har du ansatte som er timelønnede og som har skiftende arbeidsperioder skal du i arbeidsgiverperioden beregne en dagsats som skal utbetales de dagene den ansatte skulle vært på jobb.
Dagsatsen fremkommer ved at inntekten i beregningsperioden, dvs inntekt innrapportert i a-meldingene de siste 3 månedene før arbeidsuførheten, deles på faktiske arbeidsdager i samme periode.
Eksempel ansatt med timelønn
Ansatt blir syk 15. juni. Beregningsperioden er mars, april og mai. I denne perioden har den ansatte hatt kr 50.000 i inntekt. Den ansatte har arbeidet 23 dager i perioden.
Dagsats blir da kr 50.000 / 23 dager = kr 2.173, 91.
Denne dagsatsen skal utbetales for de dagene som den ansatte skulle jobbet om vedkommende ikke hadde blitt syk.
Ansatt kortere enn 3 måneder før sykmelding
Hovedregelen er at det er de 3 siste månedene før arbeidsuførheten som danner grunnlag for sykepenger. Men hva om den ansatte ikke har vært ansatt så lenge som 3 måneder?
I slike tilfeller benyttes i stedet gjennomsnitt av faktisk opptjent inntekt arbeidstaker har hatt i tidsrommet fra ansettelsen og fram til uførheten inntreffer.
Har den ansatte fast månedslønn som ikke varierer, vil denne være sykepengegrunnlaget. Varierer inntekten fra måned til måned, må det foretas en beregning av sykepengegrunnlaget.
Eksempel ansatt med kortere varighet enn 3 måneder
Arbeidstakeren ble ansatt den 1. august. Vedkommende blir sykemeldt den 15. oktober. Her har arbeidsforholdet vart kortere enn 3 måneder og sykepengegrunnlaget må fastsettes etter unntaksregelen.
Sykepengegrunnlaget fastsettes ut fra faktisk inntekt i august, september og fram til vedkommende ble syk 15. oktober.
| Inntekt ihht a-melding | Inntekt som legges til ved beregning av sykepengegrunnlaget |
| August kr 43.000 | kr 43.000 |
| September kr 44.000 | kr 44.000 |
|
Oktober - opptjent og innrapportert inntekt kr 20.000 Den ansatte har arbeidet 10 dager, men skulle ha arbeidet 21 dager om vedkommende ikke hadde blitt sykmeldt. |
kr 42.000 (kr 20.000/10 dager x 21 dager) |
Sykepengegrunnlaget er (kr 43.000 + kr 44.000 + kr 42.000)/3 måneder = kr 43.000.
Varig lønnsendring
Har den ansatte fått en varig endring i lønn i løpet av eller etter beregningsperioden, men før arbeidsuførhetstidspunktet, skal tiden etter lønnsendringen legges til grunn når sykepengegrunnlaget skal fastsettes.
Det er en forutsetning av lønnsendringen har virkning fra et tidspunkt før den ansatte ble syk.
Eksempel
En ansatt fikk endret lønn fra kr 30.000 til kr 35.000 med virkning fra 1. mars. Vedkommende ble sykmeldt den 1. april.
Her vil beregningsperioden for sykepenger være mars. Sykepengegrunnlaget fastsettes til kr 35.000.
Eksempel
En ansatt fikk endret lønn fra kr 30.000 til kr 35.000 med virkning fra 1. mars. Vedkommende ble sykmeldt den 25. februar.
Her vil beregningsperioden for sykepenger være perioden før sykmeldingen, dvs gjennomsnittet av lønn rapportert i a-meldingene for november, desember og januar.
Fravær i beregningsperioden
Har den ansatte fravær uten lønn i beregningsperioden kan den innrapporterte inntekten avvike fra det den ansatte skulle hatt uten fraværet.
I slike tilfeller må det tas hensyn til fraværet ved fastsetting av sykepengegrunnlaget. I den sammenheng skilles på lovlig fravær uten lønn og ulovlig fravær uten lønn.
Ved lovlig fravær uten lønn
Med lovlig fravær menes fravær som arbeidsgiver har godkjent. Dette omfatter både fravær den ansatte har rett til etter lov, og fravær etter avtale med arbeidsgiver. Eksempler er ferie, permisjon, bevegelige helligdager, permisjoner, ol.
Folketrygdloven § 8-28, 4. ledd sier:
| “Dersom arbeidstakeren har hatt lovlig fravær i beregningsperioden, skal det fastsettes en inntekt i fraværsperioden som tilsvarer den inntekten arbeidstakeren ville ha hatt dersom han eller hun ikke hadde vært borte fra arbeidet.” |
Fraværet skal med andre ord ikke føre til at sykepengegrunnlaget reduseres.
Eksempel
En ansatt blir sykmeldt den 15. april. Beregningsperioden for sykepenger dermed januar, februar og mars.
Den ansatte har kr 30.000 i fast månedslønn.
Den ansatte har hatt en uke med permisjon uten lønn i februar.
Innrapportert fastlønn i februar er kr 23.072.
Her må sykepengegrunnlaget oppjusteres for februar til det den ansatte ville ha hatt om vedkommende ikke hadde hatt et fravær.
Sykepengegrunnlaget settes derfor til kr 30.000 også for februar:
| Januar | Februar | Mars | Sykepengegrunnlag (gjennomsnitt) | |
| A-meldingen | kr 30.000 | kr 23.072 | kr 30.000 | |
| Inntekt som legges til grunn | kr 30.000 | kr 30.000 | kr 30.000 | kr 30.000 |
Hva med ulovlig fravær?
Ulovlig fravær uten lønn reduserer sykepengegrunnlaget. Det betyr at det er den faktisk rapporterte inntekten i a-meldingen som legges til grunn som sykepengegrunnlag.
Eksempel
En ansatt blir sykmeldt den 15. april. Beregningsperioden for sykepenger dermed januar, februar og mars.
Den ansatte har kr 30.000 i fast månedslønn.
Den ansatte hadde et ulovlig fravær fra jobben på 3 dager i februar. Vedkommende fikk ikke lønn for disse dagene.
3 dagslønner er: kr 30.000/21,67 dager x 3 fraværsdager = kr 4.153.
Innrapportert fastlønn i februar er kr 30.000 - kr 4.153 = kr 25.847.
| Januar | Februar | Mars | Sykepengegrunnlag (gjennomsnitt) | |
| A-meldingen | kr 30.000 | kr 25.847 | kr 30.000 | kr 28.615,67 |
Hva skal være med i sykepengegrunnlaget?
Sykepenger er en erstatning for det inntektstapet en ansatt har når vedkommende blir syk. Hva som skal være med i grunnlaget for beregning av sykepenger følger av folketrygdloven § 8-29:
|
“§ 8-29.Inntekter som inngår i beregning av den aktuelle månedsinntekten Lønnsinntekt og andre godtgjørelser som er resultat av arbeidstakerens egen arbeidsinnsats tas med når den aktuelle månedsinntekten skal beregnes. Tillegg for ubekvem arbeidstid og ulempetillegg for spesielle arbeidsforhold regnes med. Det samme gjelder godtgjørelse for 1. og 17. mai og bevegelige helligdager som arbeidstakeren opparbeider som et tillegg per arbeidstime. Godtgjørelser som helt eller delvis skal dekke utgifter i forbindelse med utførelsen av arbeidet, tas ikke med. Dette gjelder blant annet diettgodtgjørelse, bilgodtgjørelse, verktøygodtgjørelse og smussgodtgjørelse. Overskudd på utgiftsgodtgjørelser regnes med og gis den verdien som nyttes ved forskottstrekk av skatt. Lønn for overtid tas ikke med. Overtidslønn skal likevel tas med når overtiden er pålagt i arbeidsavtalen som fast overtid og dette ikke er i strid med lovbestemmelser om arbeidstid. Feriepenger tas ikke med. Naturalytelser tas ikke med dersom arbeidstakeren også mottar ytelsene under sykefravær. Fra det tidspunkt arbeidstakeren ikke lenger mottar ytelsene, tas de med ved beregningen med den verdi som nyttes ved forskottstrekk av skatt.” |
Hvilke inntekter skal være med ved fastsettelse av sykepengegrunnlaget?
Her er en oversikt over noen lønnsbeskrivelser som rapporteres i a-meldingen, og om ytelsen skal være med i sykepengegrunnlaget eller ikke:
| Type lønn | Inngår i sykepenge- grunnlaget? | Kommentar |
| Fastlønn | Ja | |
| Timelønn | Ja | |
| Faste tillegg | Ja/nei | Faste tillegg som faller bort under sykefraværet skal være med i sykepengegrunnlaget. |
| Uregelmessige tillegg knyttet til arbeidet tid | Ja | |
| Helligdagstillegg | Ja | |
| Uregelmessige tillegg knyttet til ikke-arbeidet tid | Ja | |
| Bonus | Ja/nei | Bonus tas med i sykepengegrunnlaget dersom den er et resultat av egen arbeidsinnsats og faller bort under sykdommen. |
| Overtidsgodtgjørelse | Nei | |
| Sluttvederlag | Nei | |
| Feriepenger | Nei | |
| Honorar, akkord, prosent eller provisjonslønn | Ja | |
| Tips | Ja | |
| Annet | Ja | |
| Naturalytelser | Nei/ja | Skal være med om ytelsen opphører under sykdommen. |
| Utgiftsgodtgjørelser | Nei/ja | Skattepliktig overskudd inngår i sykepengegrunnlaget |
Få hjelp til oppfølging av sykefravær!
Azets kan hjelpe deg med lovpålagt oppfølging av sykemeldte, kontroll på mottak av alle refusjoner dere har rett til og komme med konkrete tiltak for å redusere sykefraværet.
