Måten man beregner sykepenger på endres fra 1. januar 2019 (Folketrygdloven). Endringene er gjort for at NAV skal kunne benytte A-ordningen og automatisere dagens manuelle prosesser. A-meldingene sendes inn fra lønnssystemet hver måned og gir informasjon om arbeidsforhold, utbetalt lønn og mye mer til SSB, Skatteetaten og NAV.

Også for arbeidsgivere vil den nye beregningsmåten være en forenkling, samtidig som det dukker opp nye momenter vi må være obs på og det er disse jeg vil fortelle om i denne bloggen.

Endringene fører til ny måte å beregne på, antagelig et noe annerledes sykepengegrunnlag for de med variabel inntekt og en faktisk forskjell på sykepenger i arbeidsgiverperioden og etterpå for en del ansatte.

 

Tidligere har grunnlaget for sykepenger blitt beregnet ut fra en aktuell ukeinntekt, der beregningsperioden har variert fra de siste 4 ukene til ett år før fraværet. Perioden har vært skjønnsmessig avgjort av arbeidsgiver for å finne en representativ inntekt. For å unngå at saksbehandlere i NAV skal måtte vurdere hver enkelt sak og kontrollere om arbeidsgivers grunnlag er korrekt kommer det nye regler.

Fra 1. januar 2019 vil NAV hente ut informasjon om sykepengegrunnlaget selv, basert på a-meldingene for de siste 3 månedene før fraværet. Det vil med andre ord ikke være arbeidsgiver som beregner dette grunnlaget lengre. Endringen i beregningsmåte gjelder både for arbeidsgiverperioden og når NAV tar over utbetalingen.

Regelendringene vil gjelde for alt sykefravær som starter etter den 1. januar 2019.

Eksempel:

En ansatt blir syk 10. januar og bedriften har lønnsutbetaling den 15. hver måned. NAV vil da legge til grunn inntekten som er rapportert inn i perioden oktober- desember. Om bedriften har etterskuddsvis lønn kan utbetaling den 15. hver måned være for opparbeidede timer i måneden før. Isåfall vil grunnlaget basere seg på arbeidede timer i september- november.

Innrapportering av lønn

Du er forpliktet til å utbetale lønn og innberette forskuddstrekk hver måned. Det er derfor ikke rom for å utbetale flere måneders lønn i en måned. Nå vil en slik praksis føre til store feil i sykepengegrunnlaget.

Sykepenger i arbeidsgiverperioden

Sykepenger skal utbetales basert på en månedsinntekt i beregningsperioden. I eksempelet over vil du ta uttrekk av utbetalt lønn i oktober- desember og beregne gjennomsnittlig månedsinntekt. Dette blir grunnlaget for sykelønnen dere betaler.

Timelønnede med variabel arbeidsmengde

For denne gruppen skal dere finne en aktuell dagsinntekt. I eksempelet over vil dere derfor ta utgangspunkt i hvor mye den ansatte har i inntekt i oktober-desember. Dere teller så over hvor mange vakter som ligger til grunn for denne inntekten. Om den ansatte har kr 30 000 i inntekt og har arbeidet 20 vakter, blir dagsinntekten kr 1 500. Dette er summen dere skal utbetale for hver vakt den ansatte skulle ha arbeidet i arbeidsgiverperioden.

Tilkallingsvikarer

For ansatte som arbeider som tilkallingsvikarer skal dere beregne dagsinntekt som for timelønnede. Her må dere imidlertid ta en vurdering av om disse ville hatt flere vakter i arbeidsgiverperioden hvis de ikke hadde blitt syke. Mange slike vikarer får vakter på kort varsel og da må dette tas hensyn til. Disse skal få sykepenger basert på hvor mange vakter de trolig ville hatt i arbeidsgiverperioden, hvis de ikke hadde blitt syke.

Sykepenger fra NAV etter arbeidsgiverperioden

Når NAV beregner sykepenger benytter de samme beregningsperiode på 3 måneder. De tar snittet av denne inntekten og gjør den om til en årsinntekt. Denne danner grunnlaget for videre utbetaling fra NAV. Avviker denne årsinntekten mer enn 25% i forhold til innrapportert inntekt siste 12 A-meldingsmåneder vil NAV ta en skjønnsmessig vurdering av sykepengegrunnlaget.

NAV og lønnskontor vil ikke kunne se alle endringer og avvik som kan påvirke grunnlaget. Derfor vil det ligge større ansvar på ledere i å varsle om faktorer som kan ha betydning for sykepengegrunnlaget.

Lønnsendringer siste 3 måneder

Har den ansatte har fått ny lønn eller stillingsbrøk i løpet av de siste 3 månedene vil snittet NAV beregner bli feil. I slike tilfeller må dere varsle NAV om endringen slik at kun perioden fra ny lønn legges til grunn. Den samme perioden må dere benytte i arbeidsgiverperioden.

Legitimt fravær uten lønn

Ved velferdspermisjoner, ferie og en rekke annet fravær vil lønnen være redusert. I eksempelet over kan vi si at den ansatte hadde 2 uker velferdspermisjon uten lønn i november. Dette vil dra ned lønnsgrunnlaget for sykepenger. Her må det derfor beregnes hva den ansatte ville hatt i inntekt hvis det hadde vært utbetalt lønn i disse ukene. Dette nye og høyere grunnlaget må legges til grunn. Hvis fraværet er utover arbeidsgiverperioden må denne informasjonen sendes NAV.

Skulking og annet ulegitimert fravær

Ansatte som har skulket bør trekkes i lønn for dette på første lønnsutbetaling. Slikt ulegitimert fravær skal med i grunnlaget. Ta den timelønnede i eksempelet vårt over. Om denne ansatte i tillegg til sine 20 vakter hadde 2 vakter han ikke dukket opp på, så skal inntekten siste 3 måneder deles på 22 og dagsatsen under sykdom blir lavere.

Mange virksomheter spør oss om vi anbefaler å forskuttere sykepenger. For de ansatte er dette et svært positivt, men som arbeidsgiver må du ha tatt noen vurderinger.

 

For det første må dere ha likviditet til å vente noen måneder på at NAV refunderer sykepengene, dere må også være bevisst at det blir enda viktigere å påse at den ansatte sender inn “Søknad om sykepenger”, slik at kravet om sykepenger ikke foreldes.

Forskuttering av sykepenger kan gjøres på flere måter. En del arbeidsgivere dekker kun det som utbetales fra NAV. Dette vil være en ren forskuttering der det kun gis opptjening av feriepenger i tråd med NAV sine regler. Visste du at sykepenger fra NAV kun gir grunnlag for feriepengeopptjening de første 48 sykepengedagene i året?

Andre arbeidsgivere gir rett til full lønn under sykdom, dette betyr at de dekker inntekt på over 6 Grunnbeløp som ikke refunderes fra NAV samt full opptjening av feriepenger. Differansen mellom det som er utbetalt til den ansatte og det som er refundert fra NAV vil i slike tilfeller bli vesentlig ved langtidsfravær.

Uansett om man forskutterer eller utbetaler full lønn er det avgjørende at avtalen er skrevet i en personalhåndbok eller ansettelsesavtale. Ikke glem at dere må avtale at ordningen kun gjelder under forutsetning av at retten til sykepenger ihht. Folketrygdloven er tilstede!

Andre nyheter

Fra 1. januar forsvinner inntektsskjema til NAV på papir. Nå skal dette sendes elektronisk direkte fra lønnssystemet eller fylles ut i Altinn. Dessverre har man ikke klart å avskaffe skjemaet helt, selv om beregning av sykepenger er automatisert.

Samtidig blir også oppfølgingsplaner på papir avskaffet og en ny og svært forbedret ordning trer i kraft. Nå vil det bli mye enklere for deg som arbeidsgiver å få levert en plan og vise lege hva som er reelle muligheter på arbeidsplassen. Dette kan spare bedriften din for unødvendig fravær og i nettkurs den 17. januar kan du lære mer om hvordan du benytter oppfølgingsplan aktivt for å kutte personalkostnader.

Meld deg på vårt nyhetsbrev

Jeg er klar over at jeg kan lese mer om hvordan Azets behandler mine personlige data i Azets’ Pravacy statement, og at jeg når som helst kan redigere mine preferanser eller trekke tilbake mitt samtykke.

Marit Vistekleiven

Om Marit Vistekleiven

Marit Vistekleiven er Seniorrådgiver i Azets Advisory sitt HR-team. Hun har spesialisert seg på oppfølging av arbeidsgivere i oppsigelsessaker som gjennomføring av selve prosessen, personalmøter med informasjon, utvelgelseskriterier, vurdering av dokumentasjon og endringsprosesser.