Corona-konsekvensene – Kommer du ikke unna oppsigelser?

Lønn & HR | 06/05/2020

av Marie Rosenvinge Lien

 

Coronakrisen er et faktum og pandemien har medført store konsekvenser for norsk næringsliv. Flere bedrifter har hatt midlertidige reduksjoner i arbeids- og oppdragsmengde og permittert ansatte for å oppnå en rask kostnadsreduksjon. Det som først tydet på å være en midlertidig nedgang fryktes nå å bli langvarig.

Kombinasjonen av coronaviruset og oljeprisfall vil antageligvis få reelle og store konsekvenser, og aviser viser til at norske bedrifter har begynt å stålsette seg for oppsigelser. Covid-19 har rammet luftfarten spesielt hardt og sist uke meddelte SAS at de skal si opp inntil 5000 ansatte som følge av at det trolig vil ta flere år å komme tilbake til normal drift. Dette er brutale konsekvenser, og et tydelig eksempel på at krisen dessverre også medfører en helt ny virkelighet. Ikke bare de neste månedene, men også de neste årene.


De siste månedene har vi som HR-rådgivere i Azets bistått mange av våre kunder med spørsmål og regler knyttet til permitteringer. For mange av oss er det en svært krevende tid og du som leder blir nødt til å ta store valg og tøffe beslutninger for å sikre videre drift og arbeid i bedriften din. Noen av dere ruster dere for mer motgang og kjenner fortsatt på en usikkerhet om å kunne normalisere driften og staben.

Det handler ikke om beslutninger du som leder ønsker å ta, men om beslutninger du må ta.


Har krisen ført til at du må nedbemanne?

En av de største utfordringene du kan stå overfor som leder er når en eller flere ansatte må sies opp. Under normale omstendigheter kan årsaker som ordrenedgang, digitalisering og effektivisering føre til at du må skjære ned på antall årsverk, eller kanskje du vurderer å si opp en ansatt som ikke evner å tilpasse seg arbeidet eller retningslinjene på en tilfredsstillende måte. Uansett grunnlag er fremgangsmåten for en nedbemanning eller en saklig oppsigelse lik.


Mange av dere er nok usikre på både saklig grunn og på selve gjennomførelsen av en oppsigelse eller nedbemanning, da er det viktig å søke bistand. De fleste vil ha behov for en sparringspartner eller veiledning fra en rådgiver som har vært gjennom slike krevende prosesser tidligere. En oppsigelsesprosess er bundet til en rekke form- og dokumentasjonskrav og brudd på disse kan få store følger for deg og din virksomhet. Det er mange fallgruver, og dersom saksbehandlingen ikke er tilfredsstillende øker risikoen for unødige tvister og erstatningskrav.


I dette innlegget vil jeg i korte trekk beskrive selve prosessen og gi konkrete råd for hvordan dere bør gå frem om du må si opp en eller flere ansatte.

Oppsigelse grunnet virksomhetens forhold

Med oppsigelse grunnet “virksomhetens forhold” menes det rasjonaliseringstiltak eller driftsinnskrenkninger. Det vil si at du som arbeidsgiver må kunne vise til at det foreligger et bedriftsøkonomisk behov som tilsier at en eller flere oppsigelser er nødvendig, og at andre muligheter er vurdert. Dette kan for eksempel være å tilby annet passende arbeid eller å ha vurdert permittering. Sistnevnte mulighet er kun aktuelt dersom behovet for redusert arbeidskraft anses som midlertidig. Noen av dere har kanskje ansatte som er ute i permitteringer p.t. og opplever at fremtiden er usikker i et lengre perspektiv enn først forventet.

Det viktigste for deg er å vite at du i slike tilfeller bør kunne fremlegge dokumentasjon på at du har vurdert situasjonen grundig, og at du har gjort en bedriftsøkonomisk vurdering som er holdbar og viser til antatt rasjonaliseringsgevinst.

Involvering av tillitsvalgte

Det første du som leder bør starte med er å få en oversikt over situasjonen og forberede dokumentasjon. Dersom du er leder i en bedrift som har tariffavtaler, avtaler med fagforeninger eller tillitsvalgte, bør du snarest mulig sette av tid til et møte og starte dialogen med de tillitsvalgte. For større bedrifter på minst 50 ansatte er det også definert en drøftingsplikt i Arbeidsmiljøloven. Involvering og god dialog med tillitsvalgte kan være nøkkelen og starten på en ryddig nedbemanningsprosess. Gi de tillitsvalgte mulighet til å fylle sin rolle, så kan de bli gode støttespillere når beslutninger skal tas.

Utvalgskrets – hvem må gå og hvorfor?

En nedbemanningsprosess kjennetegnes ofte av utvelgelsen og saklighetskravet som innebærer at utvelgelsen av ansatte er godkjent. Hvem skal sies opp? Hvordan gjør du en slik vurdering? Det er ikke alltid personen du i første omgang tenker må gå som faktisk ender opp med å måtte sies opp.

Du må ta utgangspunkt i hele virksomheten din og velge en riktig utvalgskrets. I noen tilfeller kan det være relevant å kun vurdere ansatte i en bestemt butikk, filial eller et bestemt forretningsområde, men denne vurderingen må være godt gjennomtenkt og holdbar. Et eksempel på en tvist relatert til «riktig utvalgskrets» er “Gresvig- dommen” fra 2015 hvor høyesterett aksepterte at den enkelte butikk kunne anses som utvalgskrets, og ikke hele virksomheten som sådan.

Har du en virksomhet med mange ansatte bør du sammen med tillitsvalgte sette noen utvalgskriterier. Høyesterett har nylig slått fast at ansiennitetsprinsippet fortsatt skal være et like sentralt kriterium ved utvelgelse ved nedbemanning. Likevel kan det være behov for å måtte vurdere andre sammensetninger av ansatte for å sikre en nødvendig utvikling og for å kunne ivareta bedriftens behov.


Andre sentrale kriterier kan være:

Kvalifikasjoner
Kompetanse
Personlig egnethet
Sosiale hensyn (interesseavveining)
Virksomhetens kompetansebehov

Vektingen av de ulike kriteriene du setter vil være vel så viktig, og det bør lages et verktøy eller et ratingsystem for hvordan du skal sørge for en lik og riktig evaluering opp mot valgte utvalgskriterier. Min erfaring tilsier at dette arbeidet ofte er vanskelig for arbeidsgiver, men spesielt viktig for den enkelte berørte sin sak. Gode forberedelser sammen med en tredjepart vil kunne høyne troverdigheten og opplevelsen av en rettferdig vurdering.


HRL20 |
Høsten 2020 arrangerer vi årets viktigste kurs for deg som jobber med lønn og HR. Les mer om HRL20 her

Drøftelsesmøte - oppsigelsen skal drøftes med den ansatte

Uansett om du som leder eller arbeidsgiver ønsker å avslutte et arbeidsforhold med en eller flere, eller om det gjelder den ansattes eller arbeidsgivers forhold, må du følge bestemte formkrav i denne prosessen. En av disse reglene er bestemmelsene om drøftelsesmøte.

Denne bestemmelsen viser til at spørsmålet om oppsigelse skal drøftes med den aktuelle arbeidstakeren før beslutningen om oppsigelse fattes. Formålet er at du som arbeidsgiver skal kunne foreta nødvendige vurderinger i forhold til saklighetskravet, og at den ansatte skal kunne komme med innspill og innvendinger som kan påvirke beslutningen.

Det er ingen formkrav til innkallingen til et slikt møte, men min erfaring er at du bør gå forsiktig frem for å kunne gjennomføre en god saksbehandling. Den ansatte bør få god varslingstid, mulighet til å forberede seg og tilbud om å ta med seg en rådgiver. Husk å sørge for at innkallingen er skriftlig og at du allerede her tenker på at du skal samle god bevisbyrde. Du må oppsummere møtet med en protokoll eller et referat, og jeg oppfordrer til at dette referatet signeres i slutten av møtet.

Oppsigelse blir et faktum

Når du er trygg på at det foreligger en saklig grunn, du har gjennomført drøftelsesmøtet og kan dokumentere en god saksbehandling, må du utforme en skriftlig oppsigelse. En slik oppsigelse skal ivareta en rekke formkrav. Oppsigelsestiden skal være fastsatt i ansettelseskontrakten til den ansatte, men du må passe på at fristen er etter hovedreglene fra loven ift ansiennitet og alder. Det er viktig at den ansatte blir informert om sine rettigheter og at oppsigelsen blir levert personlig eller sendes rekommandert. Sørg for kvalitetssikring av oppsigelsen dersom du er usikker på formkravene.

For mange stopper prosessen her, men noen av dere vil oppleve at den ansatte ikke aksepterer oppsigelsen eller erkjenner den som ugyldig. Det kan være ulike årsaker til det, men det er ikke uvanlig at du kan motta et krav om forhandling. I den sammenheng får vi ofte henvendelser fra frustrerte ledere om hva de skal gjøre. Vi ønsker gjerne at du tar kontakt før du kommer i denne situasjonen!

Unngå fallgruvene

Dersom du ønsker å sikre at du følger form- og dokumentasjonskravene, vil jeg anbefale deg å koble på en rådgiver som sikrer en god prosess helt fra start. Undervurder ikke betydningen av en god og ryddig saksbehandling. Det vil kunne gjøre en vesentlig forskjell dersom saken går videre til søksmål. Det å ha en sparringspartner i en slik krevende prosess vil sikre at du opptrer ryddig og profesjonelt, og samtidig får en vurdering sammen med en ekstern tredjepart. Du vil mest sannsynlig oppleve at det er vanskelig å ha et godt nok bilde av alle relevante fakta og spørsmål, og i de viktige beslutningene du skal foreta så skal alle relevante forhold være vurdert.

“The survivor syndrome”

Det er lett å glemme at en nedbemanningsprosess også påvirker arbeidssituasjonen til ansatte som ikke sies opp, “ the survivor syndrome”. Dersom du som leder er oppmerksom på dette, vil du ha vesentlig bedre utsikter til å lykkes enn en som lukker øynene til følelsene de gjenværende arbeidstakerne opplever. Utfallet av å si opp folk og forsømme dem som er igjen, kan være at bedriften din står dramatisk dårligere rustet til å gå inn i fremtiden enn den var før nedbemanningen. Vi hjelper gjerne til med å lage en plan for oppfølging og ivaretakelse av de gjenværende arbeidstakerne som kan være med å redusere opplevelsen av økt usikkerhet, jobbtilfredshet og tillit til arbeidsgiver.

Gratis nettkurs 14.mai | Nedbemanning og saklig oppsigelser
Dersom du befinner deg i en situasjon hvor du ikke kommer unna oppsigelser og må redusere personalkostnader, vil jeg anbefale deg å sette av denne halvtimen til gratis veiledning. Vi gir deg en innføring i prosessen og reglene du må kunne for å angripe din problemstilling.

Les mer og meld deg på her! 

 

Azets kan hjelpe deg!

Vi kan bistå deg med å gjennomføre en saklig og god prosess. Vi kan veilede deg i hele eller deler av prosessen, være en god sparringspartner i beslutninger og sørge for at dokumentasjon og malverk tilfredsstiller nødvendige formkrav. Ta gjerne kontakt med oss på azets.hr.kunde@azets.com for en uforpliktende prat.

Om Marie Rosenvinge Lien

Marie er senior HR-rådgiver i Azets. Hun har teoretisk HR-bakgrunn og lang erfaring med operativt HR-arbeid og rådgivning. Marie jobber blant annet med å kvalitetssikre kundens personaladministrative rutiner, operativt personalarbeid, rådgivning i personalsaker, arbeidsrett, ledertrening mm.