12 tips til å bevare et sterkt arbeidsfellesskap

Arbeidshverdagen er nå snudd opp ned. Det eneste som er sikkert er at ikke alle har opplevd endringen likt -  for noen er ny teknologi og virtuelle møter like naturlig som å puste, for andre er det tyngre å omstille seg. Kanskje må man lære hvordan man bruker Teams og Hangouts fra bunnen av. Noen trenger tettere oppfølging med daglig kontakt med leder og teamet sitt, mens andre lever godt med selvledelse. Noen får dekket sitt sosiale behov fra familie, andre føler seg isolerte uten kollegaer.

Vi er rammet av det samme, men vi rammes forskjellig

sier organisasjonspsykolog Tina Mulvad Jørgensen, ved ArbejdsmiljøCentret i Danmark.

Vi reagerer ulikt, og har ulike behov, men sosial støtte trenger vi alle i større eller mindre grad. Sosial støtte fra leder og kollegaer fungerer som en buffer i arbeidsmiljøet, særlig om vi opplever en ubalanse mellom krav og kontroll, med andre ord: stress. De fleste av oss er vant med å tilbringe mye tid sammen med kollegaer i løpet av en arbeidsdag, og forholdet til disse er viktig. Så hvordan kan vi opprettholde den sosiale kontakten i dagens situasjon?

Arbeidsmiljø 

Selv i en krevende tid bør du ha fokus på arbeidsmiljøet. Forskning viser at et godt arbeidsmiljø er sunt å være i og at det er sammenheng mellom arbeidsmiljø og kvaliteten på arbeidet vi gjør, noe som igjen påvirker lønnsomheten i bedrifter. (Statens Arbeidsmiljøinstitutt / Stami.no)

Det å jobbe forebyggende med det psykososiale arbeidsmiljøet er spesielt viktig nå som det norske arbeidslivet er i en ekstraordinær situasjon, hvor mange av oss opplever en uvanlig arbeidshverdag. Forskning fra Stami viser at f.eks. rolleklarhet, det å vite hva man skal gjøre og hvordan, god ledelse og muligheter for sosial kontakt og støtte fra teamet sitt er vesentlig. 

Hvordan kan man jobbe med arbeidsmiljø når alle sitter på hjemmekontor? 

Når mange arbeidsplasser og arbeidstakere må omstille seg raskt, kan det være utfordrende å tenke langsiktig i forhold til arbeidsmiljø. Men har man overskudd til det, da kan det være godt å vite at innsatsen betaler seg på sikt. Gevinsten er positiv påvirkning på arbeidsmiljøet, samtidig som det vil ha effekt på produktivitet og samfunnskostnader.

Et arbeidsmiljø som ikke er optimalt er anslått å ha en kostnad for Norge på 75 milliarder i året

ifølge en analyse fra Oslo Economics som ble utført for Arbeids- og Sosialdepartementet i 2018. (STAMI.no)

Her er 12 tips for å ivareta arbeidsfellesskapet i en krevende tid: 

1. Ha kriteriene klare når dere åpner opp igjen. Det er viktig at ledelsen kommuniserer hvilke kriterier som gjelder på deres arbeidsplass og hvilke hensyn man har tatt. Alle skal kunne forstå prinsippene bak avgjørelsene: hvem skal møte på arbeidsplassen, og hvem skal jobbe hjemmefra og hvorfor. Planen kan med fordel lages i dialog mellom ledelse og ansattes representanter som for eksempel arbeidsmiljøutvalget (AMU).
   
   
2. Lag klare retningslinjer. Ledelsen og AMU bør lage tydelige retningslinjer for hvordan dere håndterer myndighetenes anbefalinger ift hygiene og avstand på deres arbeidsplass. Retningslinjene kan handle om hvordan man deler opp arbeidsplassene for å få tilstrekkelig avstand, og hvordan man forholder seg i felleslokaler, hvordan man sørger for rengjøring av lokaler og hvordan spisepauser gjennomføres.
   
   
3. Ha en åpen dialog og ta individuelle hensyn. Det kan oppleves urettferdig at noen jobber hjemme og andre på arbeidsplassen. En åpen dialog gjør det lettere å ta hensyn i prosessen med å åpne arbeidsplassen opp igjen. Hvis samarbeidet allerede er utfordrende kan problemene forsterkes.
   
   
4. Finn opp nye måter å møtes på. Tenk utenfor boksen, slik at dere kan opprettholde det sosiale samtidig som at alle er trygge. Kanskje kan ikke alle sitte i kantinen samtidig, men ta tur i mindre grupper. Kanskje kan dere avholde flere møter utendørs?
   
   
5. Prøv dere frem og evaluer. Det er ingen fasit på hvordan man best vedlikeholder og styrker arbeidsfellesskapet under en pandemi, når halve teamet sitter hjemme og andre halvdelen er på jobb. Løsningen er å prøve seg frem og se hva som fungerer. Men det er viktig å evaluere hvordan tiltakene fungerer underveis.
   
   
6. Ta kontakt. En kort telefonsamtale eller en epost på et par linjer tilsvarer å småprate i korridoren eller smile og si hei. Ta kontakt både i forhold til fag og arbeidsmessige ting, men også som kollegaer og medmennesker.
   
   
7. Vær obs på kollegaer i ytterkanten av fellesskapet. Det kan være kollegaer som oppgavemessig eller sosialt var i ytterkant av fellesskapet før pandemien kom. De er det spesielt viktig å ta kontakt med. Alle skal oppleve å være en del av fellesskapet.
   
   
8. Husk det sosiale limet. Når ikke alle kan være på samme sted, skal dere være ekstra oppmerksomme på det sosiale. Særlig medarbeidere som fortsatt jobber hjemmefra kan få en opplevelse av å gå glipp av uformelle ting på arbeidsplassen.
   
   
9. Bevar en-til-en kontakten. Som leder kan det være en god ide å ha individuelle samtaler med alle i løpet av uka, slik at du kan følge opp og få oversikt over den ansattes oppgavemengde og generelle trivsel.
   
   
10. Si fra om du er på eller av hjemmekontoret. Når man ikke er samlokaliserte, er det en fare for at tilliten i gruppa svekkes. Det kan føre til mindre informasjonsdeling, skjev arbeidsfordeling, og økt kontroll. Dette kan gi en negativ tillitsspiral. 
    
    
11. Sett av tid til refleksjon over samarbeidet – også for lederteam. “– Det eneste som er sikkert når man plutselig endrer måten å jobbe på, er at man kontinuerlig må forbedre arbeidsmåtene for å bli effektiv. De som er flinkest til det, blir de mest effektive teamene” (Nils Brede Moe i SINTEF)
    
    
12. Ta med dere de gode erfaringene videre. Spar på det dere har lært under koronakrisen. Kan f.eks. flere møter holdes digitalt? Hvilke virtuelle verktøy behersker dere? Hva har skjedd med møtekulturen? Hva har skjedd med effektivitet og holdning til hjemmekontor? Ta med de beste erfaringene videre.

Gevinsten ved å satse på arbeidsmiljø? 

Spol tilbake til 2018, da direktør for Statens Arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) Pål Molander sa at hver krone investert i arbeidsmiljø gir 2,2 kroner tilbake. I sum påvirker arbeidsmiljøarbeid virksomheters resultater og bunnlinje. 

Lyst til å få flere råd om hvordan dere kan jobbe godt med arbeidsmiljøet?

Her er 3 nettsider vi anbefaler å ta en titt på:

• 5 gode råd for bedre arbeidsmiljø
• Idebankens samleside for arbeidsmiljø i koronatid
• Direktør i Stami Pål Molanders podcast

Kontakt oss i HR Advisory på: azets.hr.kunde@azets.com, dersom du ønsker å høre mer om hvordan vi sammen kan bidra til godt arbeidsmiljø for dere.