Stødig prosjektledelse er ikke alltid like enkelt. Hva gjør du når prosjektet ikke ender opp som planlagt? Budsjettet sprekker, tiden strekker ikke til og sluttresultatet blir dårlig. Stikkordene for suksess er god planlegging og ledelse i alle fasene i prosjektene.
Kjennetegn ved et prosjekt
Et prosjekt er en tidsbegrenset oppgave med en klart og tydelig definert målsetning, som utføres av mennesker. Prosjektet opprettes med bakgrunn i et ønske om å skape en endring. Ofte også som et middel til å realisere strategiske planer.
Prosjektet er ofte satt sammen med deltakere fra ulike deler av virksomheten, gjerne også de som normalt ikke jobber sammen.
I motsetning til løpende ordinær drift i virksomheten, vil prosjektet opphøre ved måloppnåelse.
Hva er prosjektledelse?
Prosjektledelse er anvendelse av kunnskap, ferdigheter, verktøy og teknikker for å oppnå prosjektets krav/målsetting, med en klar definert start og slutt.
Prosjektlederen skal planlegge med mål om å unngå hovedgrunnene til dårlige prosjektresultat;
- Manglende forankring i en strategisk plan
- Manglende support fra ledelsen
- Dårlig planlegging
- Ingen risikoanalyse
- Prosjektdeltagerne frigis ikke fra andre løpende oppgaver
Det er viktig at du benytter en standard metodikk som gir en detaljert oppskrift for å nå et kjent mål.
8 trinn som sikrer prosjektets suksess
- Et klart definert prosjektmandat som klart definerer prosjektets mål, suksesskriterier, hvilke personer som skal delta, en risikoanalyse og en oversikt over kostnadsomfanget.
- Detaljert prosjektplan inkludert delmål, herunder milepæler som er godkjent av ledelsen. En milepæl beskriver hva en skal oppnå, en ønsket tilstand.
- Kommunikasjon – 90 % av tiden går med til dette, det være seg med prosjektdeltagerne, interessentgrupper eller til ledelsen.
- Rapportering fra prosjektet til deltagere og ledelse. Informerer om hva prosjektet jobber med, eventuelle endringer i forutsetninger herunder risikobilde, og andre ting som kommer opp. Hyppighet for rapporteringen avtales i forkant i henhold til fastsatt mal.
- Løpende prosjektmøter med oppfølging av aktiviteter i prosjektplanen.
- Styringsgruppemøter. Et møteforum der ledelsen deltar og oppdateres om prosjektet og ved behov tar beslutninger som kreves for å gjennomføre prosjektet.
- Når prosjektet er ferdig og målet er oppnådd, utarbeides en sluttrapport med oppsummering og konklusjon.
- Endelig godkjenning av prosjektet.
Suksessformelen oppsummert
Ethvert prosjekt, stort eller lite, må ha en prosjektplan som følges opp av en prosjektleder. Kravet til prosjektledelse øker i takt med prosjektets størrelse. Et viktig kriterie for å lykkes med prosjektet er planleggingen i forkant. Sørg deretter for en betryggende gjennomføring – dette kan en god prosjektleder bidra med!
